Egy rendszeresen használt Excel fájlnál nem elég egyszer kijavítani a hibákat. Az Excel ellenőrző mechanizmus készítése abban segít, hogy a munkafüzet jelezze, ha az adatok, képletek vagy üzleti szabályok alapján valami eltér a várttól.
Így a hibát még azelőtt megtaláljátok, hogy egy riportba vagy döntésbe bekerülne.
Miért érdemes ellenőrzést beépíteni?
Ha egy fájl havonta vagy hetente frissül, ugyanazok a hibák újra és újra előfordulhatnak.
- Egy jól kialakított ellenőrzés már az adatfeldolgozás vagy riportkészítés előtt jelezheti a problémát.
Milyen hibákat lehet automatikusan ellenőrizni?
Néhány tipikus szabály, amit érdemes beépíteni:
- Üresen maradt kötelező mezők.
- Duplikált azonosítók.
- Hibás vagy hiányzó dátumok.
- Negatív vagy irreális értékek.
- Képletet tartalmazó tartományból hiányzó képletek.
- Eltérő képletminták.
- Forrás- és összesítő adatok közötti eltérések.
Egyszerű ellenőrzés és összetett kontroll
Egy egyszerű segédoszlop vagy feltételes formázás már sok hibát láthatóvá tehet.
- Összetettebb rendszerben külön ellenőrző lap készülhet, amely több szabály eredményét egy helyen mutatja, például „OK”, „FIGYELMEZTETÉS” és „HIBA” állapotokkal.
- Példa: egy havi pénzügyi fájlban fontos, hogy minden számlasorhoz legyen dátum, partner és összeg, az azonosító pedig ne ismétlődjön. Az ellenőrző lap minden frissítéskor végigfut ezeken a szabályokon, és a riport elkészítése előtt jelzi az eltéréseket.
Mire figyelj a tervezésnél?
Az ellenőrzéseknek az üzleti szabályokat kell követniük, nem pusztán azt vizsgálniuk, hogy egy cella üres-e.
- Fontos az is, hogy a hibajelzés egyértelmű legyen, és a felhasználó tudja, mit kell javítania.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
Ha sokféle ellenőrzési szabályra, több adatforrásra, Power Queryre vagy automatizálásra van szükség, érdemes szakemberrel megtervezni a kontrollrendszert:
- Sokféle ellenőrzési szabályt kellene egyszerre kezelni.
- Több adatforrás vagy Power Query is része a folyamatnak.
- Szeretnétek automatizált, rendszerszintű kontrollt kialakítani.
- A hibás adatok pénzügyi vagy vezetői riportba kerülnének.