A képletek dokumentálása akkor válik igazán fontossá, amikor egy Excel fájlt nem csak a készítője használ.
Egy összetett munkafüzetben néhány jól elhelyezett magyarázat sok későbbi hibakeresési időt takaríthat meg.
Mit érdemes dokumentálni?
A legfontosabb dokumentálandó elemek:
- A fontos képletek célját.
- Az üzleti szabályt, amelyet megvalósítanak.
- A külső vagy más munkalapokra mutató hivatkozásokat.
- A speciális feltételeket és kivételeket.
- A karbantartással kapcsolatos tudnivalókat.
Ne csak a képletet magyarázd
Az a legfontosabb, hogy egy másik munkatárs értse, mit kellene kiszámolnia a képletnek.
- Egy hosszú képlet önmagában kevés információt ad a mögötte lévő üzleti logikáról.
- Példa: egy jutalékszámító munkafüzetben dokumentálni kell, hogy mely értékesítési kategóriára milyen százalék vonatkozik – ha ez nincs leírva, egy későbbi képletmódosítás könnyen hibás üzleti eredményhez vezethet.
Hogyan legyen karbantartható?
Használj egyértelmű munkalap- és tartományneveket, rövid megjegyzéseket és szükség esetén külön dokumentációs lapot.
- A túl sok magyarázat helyett a lényeges döntési pontokat érdemes rögzíteni.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
Ha egy régi, más által készített Excel rendszert kell átadni vagy továbbfejleszteni, érdemes szakemberrel feltérképeztetni és dokumentáltatni a működését:
- Régi, más által készített rendszert kell átvenni vagy továbbfejleszteni.
- A munkafüzetet több munkatárs is használja.
- A dokumentáció hiánya már okozott hibás módosítást.
- A teljes logikát érdemes lenne írásban is rögzíteni.