Ha egy Excel fájl nagyon lassú, könnyű rögtön a számítógépre vagy az Excel verziójára gyanakodni. KKV-s munkafüzeteknél azonban nagyon gyakran maga a fájl szerkezete okozza a problémát.
A lassulás nem mindig ugyanott jelentkezik: lehet a megnyitás, az adatbevitel utáni számítás, a mentés, vagy csak egy munkalap használata.
Mitől lehet nagyon lassú egy fájl?
A teljesítményt általában nem egyetlen elem rontja le, hanem több kisebb terhelés adódik össze:
- túl sok képlet és teljes oszlopos hivatkozás;
- fölöslegesen nagy használt tartomány;
- túlformázott munkalap;
- sok objektum vagy alakzat;
- külső munkafüzetekre mutató kapcsolat;
- nagy adatkapcsolat vagy Pivot.
Hogyan keresd meg a lassulás okát?
Készíts biztonsági másolatot, és azon dolgozz. Egyszerre csak egy területhez nyúlj – ha mindent egyszerre alakítasz át, nehéz lesz megállapítani, mi hozta a javulást.
- Jegyezd fel, pontosan melyik művelet lassú: megnyitás, adatbevitel, számítás, szűrés, frissítés vagy mentés.
- Próbáld ki, hogy a probléma kisebb adatmennyiségnél is jelentkezik-e.
- Vizsgáld meg a nagy képlettartományokat, a külső kapcsolatokat és a felesleges formázást.
Mit érdemes javítani?
A cél nem pusztán a fájl méretének csökkentése, hanem a számítási és adatfeldolgozási folyamat egyszerűsítése.
- Szüntesd meg a fölösleges ismétlődő képleteket, szűkítsd a tartományokat.
- Ahol indokolt, tedd át az adatfeldolgozást Power Querybe.
- A formázásnál csak a ténylegesen használt területet tartsd meg.
Egy havi vezetői riport egyre lassabban nyílt meg egy KKV-nál – a vizsgálat végül fölösleges formázást, túl nagy képlettartományt és régi külső hivatkozásokat talált. A fájl rendbetétele nagyobb eredményt hozott, mint a hardvercsere lett volna.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
Ha a fájl a cég napi működésének része, több ember használja, és már nem látod át, mi mitől függ, érdemes szakemberrel átvizsgáltatni:
- A fájl pénzügyi vagy vezetői döntések alapját adja.
- Több ember dolgozik ugyanazzal a munkafüzettel.
- Már nem világos, melyik elem mitől függ.
- A munkafüzet teljesítményét és szerkezetét együtt kellene rendbe tenni.