Több Excel fájl összefűzése gyakori feladat, ha például minden telephely, értékesítő vagy hónap külön munkafüzetben küldi az adatokat.
Néhány fájlnál a kézi másolás még működhet, de rendszeres feldolgozásnál könnyen kimarad egy fájl, vagy duplán kerül be ugyanaz az adat.
Mi nehézíti az összefűzést?
A legfontosabb kérdés, hogy a fájlok valóban azonos szerkezetűek-e:
- Eltérő oszlopnevek vagy sorrend.
- Eltérő munkalapnevek.
- Hiányzó vagy plusz oszlopok.
- Nem egységes adattípusok.
Hogyan érdemes megoldani?
Ha rendszeresen kell új fájlokat feldolgozni, a Power Query mappából történő adatbetöltése jó kiindulópont:
- A folyamat egyszer kialakítható, az új fájlok pedig később frissíthetők ugyanazon logika szerint.
- Nem elég, hogy két fájlban van egy azonos nevű oszlop – azt is meg kell nézni, hogy ugyanazt az adatot tartalmazza-e.
- A forrásfájlok mappáját is érdemes rendben tartani.
Ha egy régi vagy ideiglenes Excel kerül a mappába, amelyet nem szeretnél feldolgozni, az a következő frissítésnél bekerülhet az összesítésbe.
Mit érdemes ellenőrizni összefűzés után?
Egy automatikus folyamat akkor jó, ha nemcsak gyors, hanem észrevehetően jelzi azt is, ha a forrás szerkezete megváltozott:
- A rekordok számát.
- A duplikációkat.
- A hiányzó adatokat.
- A forrásfájlok listáját (bekerült-e mindegyik).
Egy vállalkozás minden telephelyről külön Excel fájlt kap. Az összesítés hónapokig kézi másolással működik, majd a telephelyek száma növekedni kezd, és egyre nehézebb ellenőrizni, hogy minden fájl bekerült-e. Ilyenkor az összefűzés automatizálása nem pusztán kényelmi kérdés – az ellenőrizhetőség és a riportok megbízhatósága is javul.
Hogyan segít az XLGuru?
Ha sok fájllal, több munkalappal vagy rendszeresen ismétlődő adatbetöltéssel dolgozol, érdemes a folyamatot automatizálni.
- Segítünk az Excel fájlok összefűzésében.
- Kialakítjuk a mögöttes adatfolyamatot.