„Minden beszerző a saját listáját vezeti, és senki nem látja az egészet.” Az Excel beszerzési nyilvántartásban a kérések, rendelések, beszállítók, árak és teljesítések követhetők. A hibák gyakran akkor jelennek meg, amikor a beszerzés több emberhez vagy több forráshoz kapcsolódik.
Egy központi rendelési tábla teszi láthatóvá, mi van nyitva és mi késik.
Mi okozza az átláthatatlan beszerzést?
A duplikáció és a kézi árbevitel a két leggyakoribb hiba.
- Duplikált rendelés, ugyanarra a beszerzési igényre kétszer felvéve.
- Eltérő termékkód, beszállítónként más jelöléssel.
- Hiányzó beszállító, kézi árbevitel és nem követett határidő.
Ha minden beszerző saját listát vezet, senki nem lát rá a teljes nyitott igényállományra.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Válassz ki néhány beszerzést, és kövesd a kéréstől a teljesítésig.
- Ellenőrizd a termék-, beszállító- és rendelésazonosítókat.
- Nézd meg, hol térnek el a párhuzamos listák.
- Keresd a határidő nélküli, nyitva maradt igényeket.
A végigkövetés megmutatja, hol veszik el az információ a kérés és a teljesítés között.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Külön kezeld a beszerzési igényt, rendelést és teljesítést.
- A beszállító és termék törzsadatból érkezzen, ne kézi szövegből.
- A nyitott rendelések és késések legyenek automatikusan láthatók.
- Importált ajánlatokat Power Queryvel egységesíts.
- Teszteld módosított mennyiséggel és részszállítással is.
A cél, hogy egy vezetői nézetből is látszódjon, mi van nyitva és mi késik beszállítónként.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
A saját listák a leggyakoribb okai annak, hogy senki nem lát rá az egész folyamatra.
- Egy gyártó cégnél a beszerzők saját listákat vezettek.
- A központi rendelési tábla bevezetése után a vezető látta a nyitott és késő beszerzéseket.
- A beszerzők is gyorsabban tudtak egyeztetni egymással.
Egy közös tábla nemcsak áttekintést ad, hanem az egyeztetést is felgyorsítja a csapaton belül.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Több beszerzőnél a kézi egyeztetés egyre nehezebbé válik.
- Több beszerző dolgozik egyszerre, saját listákkal.
- Sok beszállítói adat és ajánlat érkezik különböző formátumban.
- A nyitott beszerzések riportja kritikus a tervezéshez.
Ilyenkor érdemes szakértővel automatizálni a folyamatot, mielőtt egy elmaradt rendelés termeléskiesést okoz.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel beszerzési nyilvántartás néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- Több beszerző dolgozik egyszerre, saját listákkal.
- Sok beszállítói adat érkezik különböző formátumban.
- A nyitott beszerzések riportja kritikus a tervezéshez.
- Már volt olyan eset, hogy egy beszerzés elmaradt vagy késett.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a fájlt, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.