„Ki mondja meg, hogy a »folyamatban« státusz mit jelent valójában?” Az Excel értékesítési pipeline célja, hogy egy helyen látszódjon, melyik ügylet hol tart, mekkora értéket képvisel és mi a következő lépés. KKV-knál a probléma gyakran akkor jelenik meg, amikor több értékesítő külön vezeti a saját lehetőségeit.
Egységes státuszdefiníció nélkül a pipeline csak látszatra ad átfogó képet.
Mi okozza a megbízhatatlan pipeline-t?
A legtöbb gond az eltérő és nem dokumentált státuszokból ered.
- Mindenki máshogy érti, mit jelent egy-egy státusz.
- Hiányzó következő lépés vagy várható zárási dátum.
- Duplikált ügyfelek és kézzel másolt sorok.
Ha a státusz nem egységes, a pipeline-ból számolt előrejelzés is megbízhatatlan lesz.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Azonosítsd az egyes lehetőségeket, majd ellenőrizd a kulcsmezőket.
- Van-e minden lehetőséghez felelős, várható érték és dátum?
- Egyértelmű és dokumentált-e minden használt státusz?
- Mikor frissült utoljára ténylegesen az egyes sorok állapota?
A pipeline csak akkor jó előrejelzési alap, ha ezek a mezők következetesen ki vannak töltve.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Egy közös táblában kezelt, egységes státuszrendszer old meg a legtöbbet.
- Kezeld a lehetőségeket egyetlen közös Excel-táblában.
- Használj egységes legördülő listát a státuszokra.
- Legyen kötelező a következő lépés és a várható zárási dátum.
- Pivot vagy SZUMHATÖBB segítségével készíts státusz és érték szerinti összesítést.
Új sorral mindig érdemes tesztelni, hogy az összesítés automatikusan bővül-e.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
Egy csapatnál a „tárgyalás”, „folyamatban” és „ajánlat” státuszokat mindenki máshogy használta.
- Az egységesítés előtt a vezetői riport hetente más számot mutatott.
- A közös státuszdefiníció után összehasonlítható lett a pipeline.
- A csapat ezután azonos logika szerint tudott előrejelzést készíteni.
Egy egyszerű, mindenki számára világos státuszlista sokszor többet ér egy bonyolult képletnél.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Néhány jel arra utal, hogy a pipeline kinőtte az Excelt.
- A pipeline több fájlból vagy CRM-exportból épül össze.
- Sok az értékesítő, és nehéz egységesíteni a bevitelt.
- A vezetői döntések közvetlenül a pipeline számaira épülnek.
Ilyenkor érdemes szakértővel kialakítani az adatmodellt, mielőtt egy hibás szám döntést befolyásol.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel értékesítési pipeline néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- A pipeline több fájlból, riportból vagy CRM-exportból épül.
- Sok az értékesítő, és nehéz egységesíteni a bevitelt.
- A vezetői döntések közvetlenül a pipeline számaira épülnek.
- Már volt olyan eset, hogy a pipeline téves képet adott.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a fájlt, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.