Egy Excelben kezelt adatbázis idővel felhalmozhat duplikációkat, eltérő formátumokat, üres mezőket és felesleges oszlopokat.
A tisztítás célja egy megbízható, egységes adatállomány kialakítása.
Milyen sorrendben érdemes haladni?
A leggyakoribb okok:
- Először az oszlopokat és adattípusokat érdemes feltérképezni.
- Ezután az üres értékeket és duplikációkat kell ellenőrizni.
- A nyers adatot célszerű változatlanul megőrizni.
Hogyan érdemes végrehajtani?
Gyakorlati lépések:
- Készíts másolatot a teljes adatállományról, és az eredeti nyers adatot ne módosítsd.
- Először mérd fel az oszlopokat és adattípusokat, majd a hiányzó adatokat és duplikációkat.
- Ezután kezeld a formátumokat és az üzleti szabályokat.
- A tisztítási lépéseket dokumentáld, és rendszeres adatbázisnál Power Queryben építsd újrafuttatható folyamattá; a végén hasonlítsd össze a rekord- és összegellenőrzéseket.
Egy többéves ügyféladatbázisban sok régi és duplikált rekord maradt. A tisztítás után külön kezelték az aktív ügyfeleket, az archivált rekordokat és a bizonytalan eseteket.
Mikor kell szakember, és hogyan segít az XLGuru?
Érdemes szakembert bevonni, ha a probléma rendszeresen visszatér, több forrásból származik, vagy üzleti döntés alapja:
- Segítünk átvizsgálni és rendszerbe szervezni az Excel-adatbázist.
- Kialakítjuk az ismételhető, dokumentált tisztítási folyamatot.