CSV import után gyakori panasz, hogy az adatok ugyan bekerülnek Excelbe, de nem úgy néznek ki, ahogy kellene.
Az oszlopok elcsúsznak, az ékezetes karakterek hibásak, a dátumokból furcsa számok lesznek, vagy a számok szövegként viselkednek. Ilyenkor nem feltétlenül maga az Excel hibás: a CSV csak szöveges adatokat tartalmaz, ezért az import során az Excelnek kell eldöntenie, hogyan értelmezze azokat.
Mi okozza a hibás megjelenést?
A leggyakoribb ok az, hogy a forrásfájl és az import beállításai nem egyeznek:
- Hibás oszlopelválasztó.
- Nem megfelelő karakterkódolás.
- Számok vagy dátumok szövegként történő felismerése.
- Vezető nullák elvesztése.
Ha minden import után ugyanazokat a javításokat végzed el kézzel, az fontos jel: valószínűleg nem egyszeri hibáról, hanem rosszul kialakított importfolyamatról van szó.
Mit ellenőrizz a forrásban?
Érdemes először a CSV-t forrásként megvizsgálni, nem az importált Excel-táblát javítgatni:
- Milyen karakter választja el az oszlopokat.
- Hogyan szerepelnek a dátumok.
- Milyen tizedesjelet használ a forrás.
- Vannak-e idézőjelek az értékek körül.
Rendszeres adatbetöltésnél érdemes Power Queryben rögzíteni az import és átalakítás lépéseit, így a következő fájlnál nem kell újra beállítani mindent, hanem a meglévő lekérdezés frissíthető.
Miért nem elég egyszerűen bemásolni az adatot?
Érdemes különválasztani a forrásadatot, az importálást és az üzleti felhasználást:
- Ha a CSV-t közvetlenül a riport munkalapjára másolod, minden változás kézi javítást igényel.
- Ha az importnak van saját, ellenőrizhető lépése, könnyebb megállapítani, hogy a hiba a forrásban vagy az átalakításban keletkezett.
- Az adattípusokat (dátum, szám, azonosító, szöveg) tudatosan érdemes kezelni.
Egy vállalkozás havonta CSV-ből tölti be az értékesítési adatokat. Az import után néhány cikkszám eltűnik a keresésekből, mert az egyik hónapban szövegként, a másikban számként érkezik. A riport képletei látszólag hibásak, pedig a valódi ok az adatbetöltésnél keletkezett – a tartós megoldás nem az egyes cellák kézi javítása, hanem az importfolyamat szabályainak rendezése.
Mikor kell szakember, és hogyan segít az XLGuru?
Érdemes a folyamatot átnézetni, ha:
- Az import üzleti riportok alapja.
- Több forrásból érkezik adat.
- Az adatok tisztítása minden alkalommal sok manuális munkát igényel.
Az XLGuru segít az import hibáinak feltárásában és az ismételhető adatbetöltés kialakításában.