Az Excel adatellenőrzés célja annak biztosítása, hogy a táblába csak használható, megfelelő formátumú és üzletileg elfogadható értékek kerüljenek.
Fontos, hogy az ellenőrzés már adatbevitelkor vagy importkor jelezze a problémát.
Mit érdemes ellenőrizni?
A leggyakoribb okok:
- Azonosítók, dátumok és összegek helyessége.
- Kötelező mezők kitöltöttsége.
- Az engedélyezett értékek listája.
Hogyan érdemes felépíteni?
Gyakorlati lépések:
- Határozd meg az elfogadott értékeket és adattípusokat.
- Adatbevitelkor használj adatérvényesítést, ahol lehet, például legördülő listát.
- Importált adatoknál külön hibajelző oszlopban mutasd a problémás rekordokat.
- A kritikus ellenőrzéseket Power Queryben is rögzítheted, így minden frissítéskor automatikusan lefutnak.
Egy megrendelési táblában többféle státusznév miatt hibás volt a kimutatás. Az engedélyezett értékek korlátozása megszüntette az eltéréseket.
Mikor kell szakember, és hogyan segít az XLGuru?
Érdemes szakembert bevonni, ha a probléma rendszeresen visszatér, több forrásból származik, vagy üzleti döntés alapja:
- Segítünk megtervezni és beépíteni az adatellenőrzéseket.
- Automatizáljuk az ellenőrzést az ismétlődő importoknál.