„Az egyik beszállító nettó árat adott, a másik bruttót – csak utólag derült ki.” Az Excel ajánlatok összehasonlítása akkor megbízható, ha az ajánlatok azonos termék, mennyiség, ár és feltétel szerint hasonlíthatók össze. Enélkül a legjobbnak tűnő ajánlat valójában nem is a legjobb.
Közös oszlopstruktúra és mértékegység nélkül minden összehasonlítás félrevezető lehet.
Mi okozza a téves összehasonlítást?
Az eltérő mértékegység és árstruktúra rejti el a valós különbséget.
- Eltérő mértékegység vagy csomagolási egység ajánlatonként.
- Nettó és bruttó árak keveredése.
- Eltérő szállítási vagy fizetési feltételek.
Egy alacsonyabb egységár is drágább lehet, ha eltérő a szállítási vagy fizetési feltétel.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Egységesítsd az összehasonlítás alapját, mielőtt bármit is kiszámolnál.
- Azonos mértékegységre és mennyiségre vonatkoznak-e az ajánlatok?
- Nettó vagy bruttó áron alapul minden összehasonlítás?
- Van-e eltérés a szállítási vagy fizetési feltételekben?
A diagnózis célja, hogy kiderüljön: az eltérés valós ár, vagy csak eltérő megjelenítés.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Közös szerkezet és automatikus jelzés minden eltérésnél.
- Alakíts ki közös oszlopstruktúrát minden ajánlathoz.
- Számolj mindent egységes mértékegységre és nettó árra.
- Jelenítsd meg külön a szállítási és fizetési feltételeket.
- Jelöld feltételes formázással az eltérő vagy hiányzó adatot.
Ha minden ajánlat ugyanabba a szerkezetbe kerül, az eltérések azonnal láthatóvá válnak.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
A beszerző korábban külön fájlokban kapta a beszállítói ajánlatokat.
- Az árak első ránézésre nem voltak összehasonlíthatók.
- Egy közös táblába rendezve kiderült, melyik ajánlat valóban olcsóbb.
- A döntés ezután percek alatt, nem órák alatt született meg.
Egy jól felépített összehasonlító tábla gyakran önmagában is pénzt takarít meg.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Sok ajánlat és összetett feltételek esetén a kézi összevetés nehézkessé válik.
- Rendszeresen sok ajánlatot kell egyszerre összehasonlítani.
- A feltételek (kedvezmény, futamidő) egyre összetettebbek.
- A döntés nagy értékű vagy visszatérő beszerzést érint.
Ilyenkor érdemes szakértővel egy újrafelhasználható összehasonlító sablont kialakítani.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel ajánlatösszehasonlítás néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- Rendszeresen sok ajánlatot kell egyszerre összevetni.
- A feltételek (kedvezmény, futamidő) egyre összetettebbek.
- A döntés nagy értékű vagy visszatérő beszerzést érint.
- Korábban már született döntés téves összehasonlítás alapján.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a fájlt, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.