Az Excel audit nem egyszerűen azt jelenti, hogy valaki végignézi a munkafüzetet.
Egy audit célja annak megállapítása, hogy egy fontos Excel rendszer mennyire megbízható, átlátható, biztonságos és karbantartható. Különösen hasznos lehet olyan vállalkozásnál, ahol egy Excel fájl pénzügyi, értékesítési, készlet- vagy vezetői döntések alapja.
Mikor indokolt egy Excel audit?
Auditot nem csak akkor érdemes kérni, amikor már hiba történt. Hasznos lehet akkor is, ha egy régi rendszert új munkatárs vesz át, ha a fájl jelentősen megnőtt, vagy ha a vezetés szeretné tudni, mennyire lehet megbízni a riportokban:
- Fontos üzleti folyamat függ egy Excel fájltól.
- Nincs dokumentálva a működés.
- Több ember használja és módosítja.
- Külső fájlok és automatizmusok kapcsolódnak hozzá.
- Korábban már voltak hibás eredmények.
Mit vizsgál egy Excel audit?
Az audit során érdemes áttekinteni a munkafüzet szerkezetét, a kulcsképleteket, az adatforrásokat, a külső kapcsolatokat és az automatizálást. A vizsgálat kiterjedhet arra is, hogy:
- Mennyi kézi munka szükséges a riport elkészítéséhez.
- Hol van emberi hibalehetőség.
- Mely részeket lehetne egyszerűsíteni.
Nem csak a hibákat kell keresni
Egy jó audit erősségeket is azonosít.
- Lehet, hogy a fájl logikája alapvetően jó, csak néhány kritikus képletet kell átalakítani.
- Más esetben a rendszer szerkezete annyira összetett, hogy az újraépítés gazdaságosabb, mint a folyamatos javítgatás.
Egy vállalkozás minden hónapban Excelből készít vezetői riportot. A riport évek óta működik, ezért senki nem gondolja, hogy probléma lenne vele. Az audit során kiderül, hogy a forrásadatok egy része kézzel kerül be, két munkalap rejtett, több képlet fix tartományt használ, és a riport egy régi fájlra hivatkozik. A rendszer tehát használható, de több ponton sérülékeny.
Mit ad az audit eredménye?
A jó audit végén nem egy általános véleményre van szükség, hanem konkrét megállapításokra. Érdemes különválasztani:
- A kritikus hibákat.
- A közepes kockázatokat.
- A fejlesztési lehetőségeket.
Így a vállalkozás eldöntheti, mit kell azonnal javítani, és mi várhat későbbre.
Audit vagy hibajavítás?
Ha már tudod, hogy egy konkrét cella vagy képlet hibás, célzott hibajavítás lehet a megfelelő út.
- Ha azt szeretnéd tudni, hogy az egész rendszer megbízható-e, auditban érdemes gondolkodni.
- A kettő gyakran együtt is alkalmazható.
Hogyan segít az XLGuru?
Az XLGuru Excel audit során a technikai működés mellett az üzleti használhatóságot is vizsgálja.
- A cél egy olyan kép kialakítása, amely alapján a cég vezetése meg tudja hozni a következő fejlesztési döntéseket.
Ha egy Excel rendszer fontos döntések alapja, érdemes időnként nem csak használni, hanem függetlenül ellenőrizni is.