„Csak akkor derül ki, hogy lejárt egy kötelező képzés, amikor már késő.” Az Excel képzési nyilvántartásban a dolgozók képzései, dátumai, eredményei és lejáró jogosultságai követhetők. A probléma akkor jelentkezik, ha a HR-adatok és a képzési lista eltérnek.
Egy automatikusan számolt lejárati figyelmeztetés sokkal megbízhatóbb, mint a kézi nyomon követés.
Mi okozza a hiányos képzési nyilvántartást?
A több párhuzamos lista a leggyakoribb oka annak, hogy egy lejárat kimarad.
- Hiányzó dolgozói azonosító a képzési eseményekben.
- Több, egymástól független lista ugyanarról a képzéstípusról.
- Eltérő képzésnevek, kézi státuszkezeléssel.
Ha a HR és a szakmai vezető külön listát vezet, könnyen kimarad egy megújítás.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Egyeztesd a dolgozói törzset a képzési eseményekkel.
- Keresd a hiányzó azonosítókat és a duplikációkat.
- Nézd meg, mely képzéseknél nincs rögzített lejárati dátum.
- Ellenőrizd, hogy a listák ugyanazt a képzésnevet használják-e.
A hiányzó vagy lejárt dátumok azonnal megmutatják, hol a legnagyobb a kockázat.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Legyen külön dolgozói törzs és képzési eseménytábla.
- A képzés típusa és státusza listából választható legyen.
- A következő megújítás dátuma automatikusan számolódjon.
- Készíts vezetői riportot a hiányzó vagy hamarosan lejáró képzésekről.
- Teszteld új belépővel és lejáró jogosultsággal is.
Az automatikus lejárati riport azt jelenti, hogy senkinek nem kell fejben tartania a határidőket.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
A szétaprózott lista a leggyakoribb ok, amiért egy kötelező képzés lejár.
- Egy termelő cégnél több kötelező képzés nyilvántartása külön táblákban történt.
- Az egységes eseménytábla bevezetése után egy riport mutatta a hiányokat és lejáratokat.
- A HR ezután időben tudott intézkedni a megújítások előtt.
Egy közös eseménytábla azt is megmutatja, mely dolgozóknál torlódik több lejárat egyszerre.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Sok dolgozónál és összetett követelményeknél a táblázat könnyen elavul.
- Sok dolgozó és sokféle kötelező képzéstípus.
- Jogszabályi vagy auditálási követelmény kapcsolódik a nyilvántartáshoz.
- A HR és a szakmai vezetés külön listákat vezet párhuzamosan.
Ilyenkor érdemes szakértővel kialakítani egy automatizált, megbízható figyelőrendszert.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel képzési nyilvántartás néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- Sok dolgozó és sokféle kötelező képzés van egyszerre.
- Jogszabályi vagy auditálási követelmény kapcsolódik hozzá.
- Több csapat vezet párhuzamosan külön listát.
- A jelenlegi rendszerben már lejárt észrevétlenül egy képzés.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a fájlt, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.