„Ugyanaz a beszállító három különböző néven szerepel nálunk.” Az Excel partnernyilvántartásban a beszállítók és üzleti partnerek alapadatait, kapcsolattartóit és státuszát kell megbízhatóan kezelni. A gond akkor jelentkezik, ha ugyanarról a partnerről több, egymástól eltérő rekord van.
A megoldás egy központi partnertörzs, amire minden más folyamat támaszkodhat.
Mi okozza a duplikált partnereket?
A hiba forrása szinte mindig a kézi bevitel és a formátumeltérés.
- Eltérő cégnév-formátum ugyanarra a partnerre.
- Eltérő cím- vagy adószám-formátum egy-egy beírásnál.
- Több fájl és kézi másolás a különböző listák között.
Minél több helyen rögzítik ugyanazt a partnert kézzel, annál valószínűbb, hogy eltérő formában kerül be.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Azonosítsd az egyedi kulcsot, majd keresd a duplikációkat.
- Mi legyen a partner egyedi azonosítója (adószám, belső kód)?
- Hol térnek el a partnerlisták egymástól?
- Hasonlítsd össze a partnerlistát a számlázási és beszerzési adatokkal.
A diagnózis célja, hogy kiderüljön, melyik lista az elsődleges, megbízható forrás.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Legyen egy központi partnertörzs, egyedi azonosítóval.
- A kapcsolódó folyamatok ebből vegyék a nevet, címet és egyéb adatokat.
- Adatellenőrzéssel korlátozd a bevihető státuszokat.
- Power Queryvel tisztítsd az importált partnerlistákat.
- Módosítás után teszteld a beszerzési és riportfolyamatokat is.
Ha minden folyamat egy törzsből dolgozik, egy elgépelés sem tud többé szétszórt hibát okozni.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
A több néven futó beszállító torzíthatja az egész éves összesítést.
- Egy gyártó cég ugyanazt a beszállítót három külön néven tartotta nyilván.
- Az éves beszerzési összesítő emiatt szétaprózva mutatta a valós forgalmat.
- Az egységes partnerkód bevezetése után az összesítő pontosabb lett.
Egy egyszerű, egységes partnerkód gyakran önmagában megoldja a legtöbb riportolási torzítást.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Nagy partnerállománynál a manuális tisztítás már nem fenntartható.
- Nagy partnerállomány, sok új partnerrel havonta.
- Több rendszer (könyvelés, beszerzés) kapcsolódik a partnerlistához.
- A duplikáció rendszeresen visszatér a tisztítás után is.
Célszerű szakértővel kialakítani a törzsadat-kezelést, mielőtt a hiba pénzügyi következménnyel jár.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel partnernyilvántartás néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- A partneradat több rendszerhez (könyvelés, beszerzés) kapcsolódik.
- Nagy az állomány, és sok az új partner havonta.
- A duplikáció a tisztítás után is visszatér.
- A hibás partneradat már számlázási vagy fizetési hibát okozott.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a fájlt, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.