A vezetői vagy ügyfél felé küldött státuszriport összeállítása sokszor több órát visz el minden alkalommal.
Egy jól felépített Excel-sablon néhány perc alatt hiteles, naprakész riportot ad, adatok alapján, nem érzés alapján.
Miért vesz el annyi időt egy státuszriport?
A leggyakoribb okok:
- Az adatokat több forrásból kell minden alkalommal manuálisan összeszedni.
- A riport formátuma alkalmanként változik, nincs egységes séma.
- A számok pontossága nehezen ellenőrizhető gyors összeallításnál.
Hogyan gyorsítsd fel a riport összeallítását?
Gyakorlati lépések:
- Alakíts ki egy fix riport-sablont, ami mindig ugyanazt a szerkezetet követi.
- Kösd össze képletekkel a nyers projektadatokkal, hogy ne kelljen kézzel másolni.
- Emeld ki automatikusan a csúszásban lévő vagy kockázatos elemeket.
- Add hozzá a korábbi időszak adatait az összehasonlításhoz.
Egy tanácsadó csapat korábban minden pénteken fél napot töltött a heti riport összeallításával. Az automatizált sablonra állva ez az idő 20 percre csökkent, és a riport is pontosabb lett.
Mikor kell szakember, és hogyan segít az XLGuru?
Érdemes szakembert bevonni, ha a probléma rendszeresen visszatér, több forrásból származik, vagy üzleti döntés alapja:
- Kialakítjuk a céged vagy ügyfeleid igényeihez illő státuszriport-sablont.
- Össszekötjük a riportot a projektadatokkal, hogy automatikusan frissüljon.