A projektek gyakran szétforgácsolódnak: a feladatok egy jegyzetben, a határidők a fejekben, az állapot pedig csak a következő megbeszélésen derül ki.
Egy jól felépített Excel projekttervező egy helyen tartja az egészet, és bárki gyorsan rálát, hol tart a munka.
Miért nincs egyben a projekt terve?
A leggyakoribb okok:
- A feladatok e-mailekben, chatekben és fejben élnek, nem egy közös helyen.
- Nincs egységes nézet arról, ki miért felelős és mikorra.
- A terv egyszer elkészül, aztán soha nem frissül.
Hogyan építs használható projekttervezőt?
Gyakorlati lépések:
- Gyűjtsd egy táblába a feladatokat, felelősöket, kezdő- és záró dátumokat.
- Jelöld az állapotot (folyamatban, késésben, kész) feltételes formázással.
- Köss hozzá egyszerű, automatikusan frissülő összesítést az előrehaladásról.
- Alakítsd ki úgy, hogy új feladatot pár kattintással lehessen hozzáadni.
Egy 8 fős csapat korábban külön táblázatokban vezette a feladatait. Egy közös projekttervezőre állva mindenki egyszerre látta, mi van hátra, és a heti egyeztetés fele annyi időt vett igénybe.
Mikor kell szakember, és hogyan segít az XLGuru?
Érdemes szakembert bevonni, ha a probléma rendszeresen visszatér, több forrásból származik, vagy üzleti döntés alapja:
- Kialakítjuk a csapatodhoz illő, könnyen karbantartható projekttervező sablont.
- Megmutatjuk, hogyan bővíthető ki automatikus riportokkal és emlékeztetőkkel.