„Havonta vizsgáljuk az irodai, bér- és működési költségeket, de nehéz áttekinteni.” A költségösszesítő akkor használható jól, ha a vezetés látja a tényleges kiadásokat kategória és időszak szerint.
A tényleges és a tervezett adatok külön kezelése segít elkerülni a félrevezető összehasonlítást.
Mi okozza az átláthatatlan költségösszesítőt?
A költségriport hibái gyakran a kategorizálásban és a hiányos adatokban rejlenek.
- A költségkategóriák nem egységesek hónapról hónapra.
- Nem minden számla és bizonylat kerül be az összesítésbe.
- A tényleges és a tervezett adatok egy oszlopban keverednek.
Ha a kategóriák nem egységesek, a hónapok közötti összehasonlítás félrevezető lehet.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Először a kategóriák egységességét és a bizonylatok teljességét érdemes ellenőrizni.
- Egységesek-e a költségkategóriák minden időszakban?
- Bekerül-e minden számla és bizonylat az összesítésbe?
- Elkülönül-e a tényleges és a tervezett adat?
A diagnózis célja, hogy a költségösszesítő valós, teljes körű képet adjon, ne csak részleteset.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Az átlátható költségösszesítő egységes kategóriákkal és teljes körű adattal épül fel.
- Egységesítsd a költségkategóriákat.
- Készíts Pivotot vagy összesítő táblát rájuk.
- Ellenőrizd, hogy minden számla és bizonylat bekerült-e.
- Kezeld külön a tényleges és a tervezett adatokat.
A tényleges és tervezett adatok szétválasztása segít pontosan látni, hol tér el a valóság a tervtől.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
Egy cég havonta vizsgálja az irodai, bér- és működési költségeket.
- Korábban a kategóriák hónapról hónapra kicsit másképp épültek fel.
- Az egységesített kategóriarendszer bevezetése után az összehasonlítás megbízható lett.
- A vezetés azóta pontosan látja, mely kategóriában nő a kiadás.
Az egységes kategóriarendszer a controlling célú riportok egyik legfontosabb alapja.
Mikor érdemes újragondolni a riportot?
Ha a költségek több rendszerből érkeznek, érdemes automatizált összesítést kialakítani.
- A költségadatok több rendszerből (számlázás, bér, beszerzés) érkeznek.
- Egyre részletesebb kategóriabontásra van igény.
- A tényleges és tervezett adatok összevetése rendszeressé vált.
Ilyenkor érdemes az összesítést automatizálni, és a forrásokat egy közös logikába rendezni.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel költségösszesítő probléma néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- A költségadatok több rendszerből érkeznek.
- Egyre részletesebb kategóriabontásra van igény.
- A tényleges és tervezett adatok összevetése rendszeressé vált.
- A havi költségriport elkészítése sok időt visz el.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a riportot, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.