„Minden üzlet külön fájlt küld, ebből kell egy központi riport.” Több fájl adatainak összesítése tipikus havi KKV-s munka, amely kézi másolással gyorsan hibássá válhat.
A mappából történő automatikus betöltés a kézi fájlonkénti másolás legstabilabb alternatívája.
Mi okozza a hibás összesítést?
A több fájlból történő összesítés hibái szinte mindig a kézi lépésekben erednek.
- A fájlok szerkezete enyhén eltér egymástól.
- Egy-egy fájl kimarad vagy duplán kerül be az összesítésbe.
- A kész riportban javítják ki kézzel az eltéréseket.
A kész riport kézi javítása elrejti a hibát, ahelyett hogy megoldaná a forrását.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Először a fájlok szerkezetének egyezőségét érdemes ellenőrizni.
- Azonos szerkezetűek-e a bevonandó fájlok?
- Ismétlődő, rendszeres folyamatról van-e szó?
- Egyezik-e a fájlok száma és a sorok száma a várttal?
A diagnózis célja, hogy a hiba forrását a fájlok szintjén találd meg, ne a végeredményben javítgasd.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Az ismétlődő fájlösszesítés automatizálható, ellenőrzött folyamattá alakítható.
- Ellenőrizd, hogy a fájlok azonos szerkezetűek-e.
- Ismétlődő folyamatnál használj Power Queryt a mappából történő betöltéshez.
- Ellenőrizd a fájlok számát, a sorok számát és az összesített értékeket.
- Ne a kész riportban javítsd kézzel az eltéréseket.
A mappából történő betöltés automatikusan felveszi az új fájlokat, ha azok a megszokott szerkezetet követik.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
Minden üzlet külön Excel-fájlt küld, amelyből egy központi havi riport készül.
- Korábban valaki egyenként nyitotta meg és másolta át az összes fájlt.
- A Power Query-alapú betöltés bevezetése után ez egyetlen frissítés lett.
- Az új üzletek fájljai automatikusan bekerülnek az összesítésbe.
A mappa-alapú betöltés nemcsak gyorsabb, hanem kevésbé hibázik, mint a kézi fájlonkénti másolás.
Mikor érdemes újragondolni a folyamatot?
Változó fájlstruktúra vagy nagy adatmennyiség esetén érdemes automatizálni.
- A bevont fájlok struktúrája időről időre változik.
- Egyre nagyobb mennyiségű fájlt kellene kezelni.
- A kézi összesítés már okozott hiányzó vagy duplikált adatot.
Ilyenkor érdemes a teljes betöltési folyamatot szakértővel megtervezni és automatizálni.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb több fájl összesítése probléma néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- A bevont fájlok struktúrája időről időre változik.
- Egyre nagyobb mennyiségű fájlt kellene kezelni.
- A kézi összesítés már okozott hiányzó vagy duplikált adatot.
- A havi összesítés rendszeresen sok időt visz el.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a riportot, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.