Különböző Excel táblák összekapcsolására akkor van szükség, amikor az adatok több helyen vannak, de együtt szeretnénk őket használni.
Ilyen lehet például a vevőlista és az értékesítési lista, vagy a cikktörzs és a készletadatok.
Mi alapján kapcsolhatók össze a táblák?
Általában kell egy közös azonosító, például cikkszám, vevőkód vagy rendelési azonosító. A leggyakoribb hiba, hogy a két táblában ugyanaz az adat látszólag megegyezik, valójában azonban eltérő formátumban szerepel:
- Szám és szöveg eltérése.
- Szóközök és rejtett karakterek.
- Eltérő azonosítók.
- Duplikált kulcsok.
Milyen megoldást érdemes választani?
A technikai feladat egyszerűnek tűnik, de a valódi probléma az, hogy a két forrásban ugyanaz az azonosító nem mindig ugyanúgy szerepel:
- Kevés adatnál egy keresőfüggvény is elegendő lehet.
- Nagyobb vagy rendszeresen frissülő adatoknál a Power Query Merge művelete adhat stabilabb megoldást.
- A kapcsolat előtt az azonosítókat egységesíteni kell.
Az értékesítési táblában ügyfélkód szerepel, a partnerlistában viszont néhány rekord előtt nulla van. A keresés emiatt bizonyos ügyfeleket nem talál meg. A kolléga először a képletet cseréli le, pedig a valódi hiba az adatminőségben van – érdemes ezért előbb a kulcsmezőt ellenőrizni, majd csak utána megválasztani a technikai kapcsolatot.
Mikor kell szakember, és hogyan segít az XLGuru?
Ha több táblát kell rendszeresen összekapcsolni, vagy az eredmény üzleti döntések alapja, érdemes a teljes adatfolyamatot megtervezni.
- Kialakítjuk az adatkapcsolatokat.
- Elvégezzük a hibakeresést, hogy a riport később is stabilan működjön.