Az adatvalidáció azt biztosítja, hogy egy Excel-fájlba ne kerülhessen tetszőleges érték.
Ez különösen fontos közös használatú üzleti nyilvántartásoknál, ahol többen rögzítenek adatot.
Miért fontos?
A leggyakoribb okok:
- Ha egy státusz tízféle néven szerepel, a riport nem tud megbízhatóan csoportosítani.
- Ha egy dátum vagy azonosító hibás formátumú, később a képletek is hibázhatnak.
- Kézi bevitelnél a hibák könnyen felhalmozódnak.
Hogyan érdemes validálni?
Gyakorlati lépések:
- Határozd meg, milyen értékeket fogadhat el az adott mező.
- Használj legördülő listát, tartománykorlátot vagy kötelező mezőt az adatbevitel szabályozására.
- A már meglévő adatoknál külön ellenőrzéssel keresd meg a szabályt sértő rekordokat.
- Dokumentáld a validációs szabályokat, hogy a következő munkatárs is ugyanúgy használja a rendszert.
Egy projektkövetőben a státuszok kézi beírása miatt többféle megnevezés jelent meg. A legördülő lista után a dashboard már egységes adatokkal működött.
Mikor kell szakember, és hogyan segít az XLGuru?
Érdemes szakembert bevonni, ha a probléma rendszeresen visszatér, több forrásból származik, vagy üzleti döntés alapja:
- Segítünk kialakítani a validációs szabályokat.
- Kialakítjuk az ellenőrzési mechanizmust, hogy a hiba már bevitelkor kiderüljön.