„Havonta ugyanazt a riportot állítom össze, csak más hónapra.” A havi Pivot kimutatás KKV-kban az egyik leggyakoribb vezetői összesítés, és a legtöbb hiba a dátumkezelésben rejlik.
Az év bevonása a csoportosításba ugyanolyan fontos, mint maga a hónap.
Mi okozza a megbízhatatlan havi riportot?
A havi összesítés hibái szinte mindig a dátumoszlopban erednek.
- A dátumoszlop nem valódi dátumokat, hanem szöveget tartalmaz.
- A csoportosítás csak hónapot néz, évet nem.
- Több év azonos hónapja összemosódik a kimutatásban.
Ha az év nincs a csoportosításban, január és a tavalyi január egy sorba kerülhet.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Először a dátumoszlop típusát és a csoportosítás logikáját érdemes ellenőrizni.
- Valódi dátumformátumú-e minden érték a dátumoszlopban?
- Szerepel-e az év is a Pivot csoportosításában?
- Egyezik-e legalább egy hónap teljes forrásösszege a Pivot értékével?
A diagnózis célja, hogy a csoportosítás pontosan tükrözze az üzleti időszakokat.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
A havi vezetői összesítés néhány ellenőrzött lépésben megbízhatóvá tehető.
- Győződj meg róla, hogy a dátumoszlop valódi dátumokat tartalmaz.
- Helyezd a dátumot a Sorok területre, majd csoportosíts hónapra és évre.
- Ellenőrizd, hogy az év is része a csoportosításnak.
- Frissítés után vess össze legalább egy hónapot a teljes forrásösszeggel.
Ha ez egyszer helyesen be van állítva, a havi riport minden hónapban csak egy frissítést igényel.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
Egy kereskedő havi árbevételét és darabszámát szerette volna egyetlen riportban látni.
- Korábban minden hónapban új táblázatot épített fel manuálisan.
- Az év szerinti csoportosítás bevezetése után a hónapok nem keveredtek.
- A riport azóta hónapról hónapra ugyanabból a Pivotból frissül.
A havi riport nem újraépítést igényel, csak egy jól beállított, ismételhető Pivotot.
Mikor érdemes újragondolni a riportot?
Ha a havi riport minden alkalommal kézi átrendezést igényel, van hova fejlődni.
- Minden hónapban kézzel kell átrendezni a riportot.
- Több forrásból kellene egységes havi képet kapni.
- A vezetés egyre gyakrabban kér új bontást a riportból.
Ilyenkor érdemes automatizált, ismételhető adatfolyamot kialakítani a kézi átrendezés helyett.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb havi Pivot riport probléma néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- A havi riport minden hónapban kézi átalakítást igényel.
- Több forrás adatát kellene egy közös havi képbe rendezni.
- Már előfordult, hogy két év azonos hónapja összemosódott.
- A vezetőség egyre részletesebb havi bontást vár.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a riportot, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.