„Az előző év azonos hónapjával szeretném összevetni az árbevételt.” A Pivot tábla dátum szerinti elemzése gyakori KKV-s igény, például havi vagy negyedéves értékesítés vizsgálatánál.
A valódi Excel-dátum – nem szövegként tárolt dátum – az időszakos elemzés alapfeltétele.
Mi okozza a hibás időszakos elemzést?
A dátumkezelés apró hibái a végeredményben nagy eltérést okoznak.
- A dátumok egy része szövegként van tárolva, nem valódi dátumként.
- Hiányoznak vagy duplikálódnak egyes hónapok a forrásban.
- A csoportosítás nem veszi figyelembe az évet, csak a hónapot.
Ha a dátum nem egységes formátumú, a Pivot csendben kihagyhat sorokat a csoportosításból.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Először a dátummezőt magát érdemes ellenőrizni, nem a Pivot beállításait.
- Valódi Excel-dátum minden érték, vagy van köztük szöveg?
- Mi az adattartomány első és utolsó dátuma?
- Egyezik-e a Pivot eredménye a teljes forrásadattal?
Csak a dátummező tisztázása után érdemes a csoportosítási beállításokat módosítani.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
A helyes időszakos elemzés néhány ellenőrzött lépésben felépíthető.
- Ellenőrizd, hogy minden dátum valódi Excel-dátum-e.
- Helyezd a dátummezőt a Sorok területre.
- Csoportosíts év, negyedév vagy hónap szerint.
- Ha hónap hiányzik, a forrást és a dátumkezelést vizsgáld, ne a riportot.
Az év bevonása a csoportosításba kulcsfontosságú, különben több év azonos hónapja összemosódhat.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
Egy vállalkozás a havi árbevételt szerette volna az előző év azonos hónapjaival összehasonlítani.
- A dátumok egy része importáláskor szövegként érkezett.
- A dátumformátum javítása után a csoportosítás helyesen működött.
- Az összehasonlítás azóta egy Pivot-frissítéssel elkészül.
A dátumformátum ellenőrzése az egyik legolcsóbb módja a hibás időszakos riport elkerülésének.
Mikor érdemes újragondolni a riportot?
Ha a dátumhiba visszatérő, a forrás felépítését érdemes rendbe tenni.
- A dátumok több forrásból, többféle formátumban érkeznek.
- A riport rendszeresen hibázik időszakváltáskor.
- Egyre bonyolultabb időszakos összehasonlításokra van szükség.
Ilyenkor érdemes az adatfeldolgozás dátumkezelését egységesen, forrásszinten rendbe tenni.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb dátum szerinti Pivot-elemzés probléma néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- A dátumok többféle formátumban érkeznek különböző forrásokból.
- A riport rendszeresen hibázik hónap- vagy évváltáskor.
- Egyre összetettebb időszakos összehasonlítás kell.
- Nem biztos, hogy minden hónap valóban szerepel az elemzésben.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a riportot, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.