„Öt értékesítő külön munkalapján kell havi közös riportot készíteni.” Több munkalap összesítése gyakori KKV-s feladat, különösen akkor, ha minden hónap vagy üzletág külön lapon szerepel.
Az azonos oszlopszerkezet a több munkalap összesítésének alapfeltétele.
Mi nehezíti az összesítést?
A munkalapok közötti apró eltérések komoly hibaforrássá válhatnak.
- A munkalapok nem egyeznek meg pontosan az oszlopszerkezetükben.
- Az összesítés kézi másolással történik lapról lapra.
- Nincs ellenőrizve az egyes lapok és az összesített eredmény sorszáma.
Ha az oszlopszerkezet eltér, egy automatizált összesítés is hibás eredményt adhat.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Először az oszlopszerkezet egyezőségét érdemes ellenőrizni.
- Azonos oszlopszerkezetűek-e a munkalapok?
- Kézi másolással vagy automatizált módon készül az összesítés?
- Egyeznek-e az egyes lapok sorszámai az összesített eredménnyel?
A diagnózis célja, hogy tisztázza: az eltérés a forrásban vagy az összesítés módjában van-e.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Azonos szerkezetű lapoknál az összesítés automatizálható és ellenőrizhető.
- Ellenőrizd, hogy a munkalapok azonos oszlopszerkezetűek-e.
- Kézi másolás helyett egyesítsd őket Power Queryvel vagy megfelelő összesítő megoldással.
- Ellenőrizd az egyes lapok sor- és összegszámait.
- Ellenőrizd az összesített eredményt is.
Ha a lapok szerkezete rendszeresen egyezik, az összesítés egy ismételhető, automatizálható lépéssé válik.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
Öt értékesítő külön munkalapjáról kellett havi közös riportot készíteni.
- Korábban valaki minden hónapban kézzel másolta össze az öt lapot.
- Az egységes oszlopszerkezet és a Power Query bevezetése után ez automatikus lett.
- A hibák, amelyeket korábban a kézi másolás okozott, megszűntek.
Az egységes lapszerkezet kialakítása egyszeri munka, de utána tartósan megtérül.
Mikor érdemes újragondolni a folyamatot?
Eltérő szerkezetű lapoknál a tartós megoldás adatfeldolgozási logikát igényel.
- A munkalapok szerkezete eltér egymástól.
- Egyre több lapot kellene bevonni az összesítésbe.
- A kézi összesítés már okozott hibás vagy hiányzó adatot.
Ilyenkor érdemes az adatfeldolgozási logikát egységesen, szakértővel kialakítani.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb több munkalap összesítése probléma néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- A munkalapok szerkezete eltér egymástól.
- Egyre több lapot kellene bevonni az összesítésbe.
- A kézi összesítés már okozott hibás vagy hiányzó adatot.
- A havi összesítés rendszeresen sok időt visz el.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a riportot, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.