„Nem tudjuk gyorsan megmondani, kinél vannak a régebbi laptopok.” Az Excel eszköznyilvántartás a céges laptopok, telefonok, gépek és egyéb eszközök követésére használható. A cél, hogy látszódjon, melyik eszköz hol van, kihez tartozik, milyen állapotban van és mikor esedékes a csere vagy szerviz.
Egy külön átadási eseménytábla teszi visszakereshetővé egy eszköz teljes útját a cégen belül.
Mi okozza a hiányos eszköznyilvántartást?
A dokumentálatlan átadás a leggyakoribb oka annak, hogy egy eszköz „eltűnik”.
- Hiányzó sorozatszám vagy egyedi azonosító.
- Nem dokumentált átadás egyik munkatárstól a másikig.
- Duplikált eszköz, vagy kézzel vezetett, elavult státusz.
Ha egy átadás nincs dokumentálva, egy eszköz útja gyorsan visszakövethetetlenné válik.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Válassz ki néhány eszközt, és hasonlítsd össze a tényleges állapottal.
- Ellenőrizd az egyedi azonosítót, használót, helyet és státuszt.
- Nézd meg, van-e dokumentált átadási előzménye az eszköznek.
- Keresd az elavult vagy hiányzó státuszú eszközöket.
Néhány eszköz fizikai ellenőrzése gyorsan megmutatja, mennyire pontos a jelenlegi nyilvántartás.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Készíts eszköztörzset egyedi azonosítóval, és külön átadási történetet.
- A státuszok legyenek egységesek, a felhasználók listából választhatók.
- Készíts lejárati és garanciafigyelést dátum alapján.
- Minden átadás és visszavétel kerüljön be az eseménytáblába.
- Teszteld új eszköz felvételével, átadásával és visszavételével.
Az eszköz teljes útja csak akkor visszakereshető, ha minden mozgás rögzítve van, nem csak az aktuális állapot.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
A dokumentálatlan átadás a leggyakoribb ok, amiért egy eszköz nyomtalanul eltűnik.
- Egy 60 fős vállalkozás nem tudta gyorsan megmondani, kinél vannak a régebbi laptopok.
- Az átadási események külön táblába kerültek, így az eszköz útja visszakereshető lett.
- Az IT csapat ezután gyorsabban tudott tervezni cserét és szervizt.
Egy egyszerű átadási napló önmagában is jelentősen csökkenti az elveszett eszközök számát.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Nagy eszközállománynál a kézi nyomon követés már nem elég pontos.
- Nagy eszközállomány vagy több telephely.
- Rendszeres leltárt vagy garanciafigyelést kellene automatizálni.
- Az eszközök értéke jelentős, így a pontos nyilvántartás kritikus.
Célszerű szakértővel kialakítani a nyilvántartást, mielőtt egy elveszett eszköz komolyabb kárt okoz.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel eszköznyilvántartás néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- Nagy eszközállomány vagy több telephely nehezíti a követést.
- Rendszeres leltárt vagy garanciafigyelést kellene automatizálni.
- Az eszközök értéke jelentős, hibázni nem érdemes.
- Már előfordult, hogy egy eszköz nyomtalanul eltűnt.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a fájlt, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.