„Egy beszállítói szerződés magától megújult, mert senki nem vette észre a lejáratot.” Az Excel szerződésnyilvántartás célja, hogy a fontos szerződések, partnerek, kezdő- és lejárati dátumok, felelősök egy helyen legyenek. A legnagyobb kockázat a lejáró vagy felülvizsgálandó szerződés észrevétlen maradása.
Egy automatikusan számolt hátralévő idő és jelzés megelőzi a legtöbb kellemetlen meglepetést.
Mi okozza az elveszett szerződéslejáratokat?
A hiányzó dátum és a kézi emlékeztetés a két leggyakoribb hiba.
- Hiányzó dátum, vagy eltérő dátumformátum szerződésenként.
- Több párhuzamos lista, felelősönként eltérő tartalommal.
- Kézi emlékeztetés, naptárbejegyzés nélkül.
Ha a lejárati emlékeztetés valakinek a fejében van, az a leggyakoribb oka egy elmulasztott felmondásnak.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Ellenőrizd, hogy minden szerződésnek van-e azonosítója, felelőse és lejárata.
- Keresd az üres és múltbeli dátumokat a listában.
- Nézd meg, van-e felelős rendelve minden szerződéshez.
- Ellenőrizd, mennyi idő van hátra a közelgő lejáratokig.
Az üres vagy hiányzó lejárati dátumok azonnal megmutatják, hol a legnagyobb a kockázat.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Használj központi szerződéstáblát, egységes státuszokkal.
- A lejáratig hátralévő napokat képlet számolja.
- A közelgő határidőket feltételes formázás emelje ki.
- Készíts heti vagy havi ellenőrző listát a közelgő lejáratokról.
- Új szerződés és hosszabbítás után is teszteld a dátumlogikát.
A cél, hogy egy lejárat sose derüljön ki utólag, hanem előre látható legyen.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
Az e-mailben követett hosszabbítás a leggyakoribb oka az elmulasztott lejáratnak.
- Egy szolgáltató több beszállítói szerződést Excelben tartott nyilván, de a hosszabbításokat e-mailben követte.
- Az automatikus lejárati jelzés bevezetése után a felelősök időben kaptak figyelmeztetést.
- Ez megelőzte, hogy egy szerződés kedvezőtlen feltételekkel automatikusan megújuljon.
Egy automatikus jelzés sokkal megbízhatóbb, mint bárkinek a memóriája vagy egy naptárbejegyzés.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Sok szerződésnél és több felelősnél a kézi követés egyre kockázatosabb.
- Sok szerződés fut párhuzamosan, több felelőssel.
- Automatikus e-mail-értesítésre lenne szükség a lejáratokhoz.
- Egy elmulasztott lejárat komoly pénzügyi kockázatot jelentene.
Szakértő segíthet a rendszer kialakításában, mielőtt egy elfelejtett lejárat kárt okoz.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel szerződésnyilvántartás néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- Sok szerződés fut párhuzamosan, több felelőssel.
- Automatikus e-mail-értesítésre van szükség a lejáratokhoz.
- Egy elmulasztott lejárat komoly pénzügyi kockázatot jelentene.
- Már volt olyan szerződés, ami észrevétlenül megújult vagy lejárt.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a fájlt, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.