„Ugyanaz a beszállító több néven szerepel, ezért az éves összesítő szétaprózva mutatja a forgalmat.” Az Excel beszállítói nyilvántartás akkor hasznos, ha a partnerek alapadatai, kapcsolattartói, feltételei és teljesítménye egy helyen követhető. Több lista esetén gyorsan eltérhetnek az adatok.
Egy egyedi azonosítóval rendelkező beszállítói törzs önmagában megoldja a legtöbb riportolási torzítást.
Mi okozza a szétaprózott beszállítói adatot?
A duplikáció és a hiányzó kapcsolattartó a két leggyakoribb probléma.
- Duplikált beszállító, eltérő névvel vagy adószámmal.
- Hiányzó kapcsolattartó, ami lassítja az egyeztetést.
- Kézzel vezetett státusz, egységes szabály nélkül.
Ha egy beszállító több néven fut a rendszerben, a hozzá kapcsolódó riportok is torzítva mutatják a valós forgalmat.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Azonosítsd az egyedi beszállítót, és keresd a duplikációkat.
- Ellenőrizd az egyezést a beszerzési adatokkal.
- Keresd az eltérő névvel vagy adószámmal szereplő rekordokat.
- Nézd meg, hiányzik-e kapcsolattartó vagy fizetési feltétel.
A beszerzési adatokkal való összevetés gyorsan felszínre hozza a duplikációkat.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Készíts központi beszállítói törzset, egyedi azonosítóval.
- A kapcsolódó beszerzések ebből vegyék az alapadatokat.
- Tárold külön a kapcsolattartót, fizetési feltételeket és státuszt.
- Importált listákat Power Queryvel tisztíts, majd ellenőrizd a duplikációkat.
- Készíts egyszerű beszállítói összesítést költség és rendelési volumen alapján.
Az egységes törzsadat után az éves beszerzési riport már nem bontja szét tévesen a forgalmat.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
A több néven futó beszállító a leggyakoribb oka a torz éves összesítőnek.
- Egy kereskedőnél ugyanaz a beszállító több néven szerepelt.
- Az egységes törzsadat után az éves beszerzési riport már nem bontotta szét tévesen a forgalmat.
- A beszerzési vezető ezután pontosabban tudott tárgyalni a kondíciókról.
A pontos beszállítói adat közvetlen hatással van a tárgyalási pozícióra és a kondíciókra is.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Nagy beszállítói állománynál a kézi tisztítás már nem fenntartható.
- Nagy beszállítói állomány, sok új partnerrel évente.
- Több adatforrásból (import, e-mail) érkezik beszállítói adat.
- A duplikáció rendszeresen visszatér a tisztítás után is.
Célszerű szakértővel rendbe tenni a törzsadatokat, mielőtt egy hibás beszállítói adat tárgyalási hátrányt okoz.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel beszállítói nyilvántartás néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- Nagy beszállítói állomány, sok új partnerrel évente.
- Több forrásból érkezik beszállítói adat.
- A duplikáció rendszeresen visszatér a tisztítás után is.
- A hibás adat már befolyásolt egy tárgyalást vagy kifizetést.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a fájlt, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.