„Az egyik fájlban 42, a másikban 47 nyitott ügylet szerepel – melyik az igaz?” Az Excel értékesítési nyilvántartás akkor működik jól, ha az értékesítők ugyanúgy rögzítik az ügyfeleket, lehetőségeket, ajánlatokat és eredményeket. KKV-knál gyakori, hogy a nyilvántartás évek alatt nőtt nagyra, több munkalapra és képletre épül, ezért egy idő után nehéz megmondani, melyik adat az aktuális.
Egyetlen jól definiált alaptábla a legtöbb ellentmondást megszünteti.
Mi okozza a megbízhatatlan nyilvántartást?
A hibás riport mögött szinte mindig hibás vagy hiányos alapadat áll.
- Többféle adatbevitel és kézzel másolt sorok.
- Eltérő ügyfélnév-formátum ugyanarra a partnerre.
- Túl sok, egymástól független munkalap.
Ha a bevitel nem egységes, a képlet önmagában sosem javítja meg a végeredményt.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Tisztázd, mi a nyilvántartás egyetlen üzleti eseménye.
- Mi számít egy sornak: egy lead, egy ajánlat vagy egy lezárt értékesítés?
- Megvan-e minden sorhoz az azonosító, dátum, értékesítő és állapot?
- A riportképletek fix vagy bővülő tartományból számolnak?
Csak az alapadat tisztázása után érdemes a riportképleteket vizsgálni.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Alakítsd a nyilvántartást egyetlen, jól definiált Excel-táblává.
- Használj legördülő listákat az állapotokra és kategóriákra.
- Az ügyfelekhez és lehetőségekhez rendelj stabil azonosítót.
- A riportokat SZUMHATÖBB, DARABHATÖBB vagy Pivot segítségével az alapadatból számítsd.
- Új sorral mindig teszteld, hogy a kimutatás automatikusan bővül-e.
Ha a havi adatbetöltés ismétlődő feladat, Power Queryvel érdemes automatizálni.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
Egy 8 fős értékesítő csapat külön fájlokban vezette a lehetőségeket.
- Ugyanazt az ügyfelet többféle néven rögzítették, az összevetés szinte lehetetlen volt.
- Egy közös tábla és szabályozott státuszok után mindenki egy forrásból dolgozott.
- A vezető ezután ugyanabból az adatból látta a pipeline-t és a havi eredményt is.
Egy közös forrás önmagában megszünteti a legtöbb vitát arról, melyik szám a valós.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Egyes jelek arra utalnak, hogy a tábla elérte a határait.
- A fájl több munkalapra, külső fájlokra vagy makrókra épül.
- A riport megbízhatósága már üzleti döntést befolyásol.
- Egyre gyakrabban kell utólag kézzel javítani egy-egy sort.
Ilyenkor egy alapos szerkezeti átvizsgálás többet ér, mint még egy újabb képlet.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel értékesítési nyilvántartás néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- A fájl több munkalapra, külső fájlokra vagy makrókra épül.
- A riport megbízhatósága már üzleti döntést befolyásol.
- Sok az értékesítő, és nehéz egységesíteni a bevitelt.
- A jelenlegi rendszerben már volt hibás vagy elveszett adat.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a fájlt, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.