„Kiderült, hogy egy háromhetes ajánlat már lejárt, mire bárki visszahívta volna az ügyfelet.” Az Excel ajánlatkövető akkor hasznos, ha az elküldött ajánlatok állapota, értéke, határideje és következő lépése egy helyen látható. A probléma jellemzően akkor alakul ki, amikor az ajánlatok több fájlban vagy formátumban szerepelnek.
A határidő kötelező mezőként kezelése önmagában megelőzi a legtöbb elveszett ajánlatot.
Mi okozza a gazdátlan ajánlatokat?
A hiányzó azonosító és a nem követett határidő a fő hibaforrás.
- Hiányzó ajánlatazonosító vagy eltérő státuszok.
- Kézi másolás és nem frissülő dátumok.
- Duplikált ügyfelek, eltérő névformátummal.
Egy ajánlat nem attól vész el, hogy rossz volt, hanem attól, hogy senki nem követte a határidejét.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Ellenőrizd az ajánlat egyedi azonosítóját, dátumát és státuszát.
- Van-e minden ajánlathoz egyedi azonosító, ügyfél és összeg?
- Rögzítve van-e a küldés dátuma és a várható lejárat?
- Miből készül ténylegesen a lejárt ajánlatokról szóló riport?
A diagnózis után gyakran kiderül, hogy a határidő mező hiánya okozza a legtöbb elveszett ajánlatot.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Egy közös táblában kezelt, egységes ajánlatkövető minden mást megelőz.
- Kezeld az ajánlatokat egyetlen Excel-táblában.
- Egységesítsd a státuszokat legördülő listával.
- Használj adatellenőrzést és kötelező mezőket a határidőnél.
- Pivotból vagy SZUMHATÖBB-ből készíts lejáró ajánlatokról szóló összesítést.
Új ajánlattal mindig érdemes tesztelni, hogy az összesítés valóban frissül-e.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
Egy 20 fős kereskedő cégnél az ajánlatok egy része e-mailben, más része külön Excelben élt.
- A lejárt, de nyitva hagyott ajánlatok száma folyamatosan nőtt.
- A közös ajánlatkövető bevezetése után minden ajánlat egy helyen látszott.
- A lejáró ajánlatok időben visszakerültek az értékesítők látóterébe.
A gazdátlan ajánlatok nagy része egyetlen közös, jól karbantartott táblával megszüntethető.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Nagy ajánlatmennyiségnél a kézi követés nehezen skálázódik.
- Sok ajánlatból készül automatikus vezetői riport.
- Az ajánlatokat több rendszerrel kellene összekötni.
- Automatikus emlékeztetőre lenne szükség lejárat előtt.
Ilyenkor érdemes szakértővel kialakítani a rendszert, mielőtt egy nagy értékű ajánlat vész el.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel ajánlatkövető néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- Sok ajánlatból automatikus vezetői riport készül.
- Az ajánlatokat több rendszerrel kellene összekötni.
- Automatikus emlékeztetőre lenne szükség lejárat előtt.
- Már veszett el vagy járt le észrevétlenül ajánlat.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a fájlt, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.