„Minden héten ugyanazt a másolgatást végezzük el, csak más adatokkal.” Az Excel CRM automatizálás célja, hogy a rendszeresen ismétlődő adatfrissítés és riportkészítés kevesebb kézi munkát igényeljen.
Az ismétlődő lépések azonosítása az első és legfontosabb lépés az automatizálás felé.
Mi okozza a felesleges kézi munkát?
A több fájl és az ismétlődő másolgatás a leggyakoribb időrabló.
- Kézi másolás fájlok és munkalapok között.
- Ismétlődő riportkészítés, minden alkalommal elölről.
- Hibásan kialakított, átláthatatlan munkafolyamat.
Ha egy feladatot hetente ugyanúgy kézzel végzel el, az szinte biztos jelölt az automatizálásra.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Azonosítsd, mely lépések ismétlődnek, és honnan jön az adat.
- Mely feladatokat végzitek el ugyanúgy, rendszeresen?
- Honnan és milyen formában érkezik az alapadat?
- Hol keletkezik a legtöbb hiba a jelenlegi folyamatban?
A diagnózis célja, hogy pontosan lásd, mely lépés viszi el a legtöbb időt feleslegesen.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Rendezett adatforrás és célzott automatizálás mindent felgyorsít.
- Rendezd és egységesítsd az adatforrást.
- Ismétlődő importhoz használj Power Queryt.
- Gombnyomásos feladathoz, ha indokolt, alkalmazz VBA-t.
- Az automatizált riportot új adatokkal is teszteld.
Nem mindent kell egyszerre automatizálni – a legtöbb időt vivő lépéssel érdemes kezdeni.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
A heti CRM-export feldolgozása korábban több órás kézi munka volt.
- Az adatot minden héten kézzel tisztították és másolták össze.
- A Power Query alapú automatizálás után a folyamat rövid, ellenőrizhető lépéssé vált.
- A felszabaduló idő az ügyfelekre és az elemzésre jutott.
A heti CRM-export feldolgozása így több óráról egy rövid, néhány perces frissítésre csökkent.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Több összekapcsolt automatizmusnál a fájl hamar túl bonyolulttá válik.
- Több automatizmust kellene egymáshoz kapcsolni.
- A folyamat több felhasználót és fájlt érint egyszerre.
- A hibakezelés és a naplózás egyre fontosabbá válik.
Ilyenkor érdemes szakértővel átgondolni, mi maradjon Excelben, és mi épüljön köré stabilabb megoldásra.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel CRM automatizálás néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- Több automatizmust kellene egymáshoz kapcsolni.
- A folyamat több felhasználót és fájlt érint egyszerre.
- A hibakezelés és a naplózás egyre fontosabbá válik.
- A jelenlegi automatizálás már okozott hibát vagy adatvesztést.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a fájlt, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.