„Nincs szükségünk drága CRM-re, csak arra, hogy ne felejtsünk el visszahívni senkit.” Az Excel CRM készítése jó kiindulópont lehet egy KKV számára, ha még nincs szükség külön CRM-rendszerre. A lényeg nem a sok oszlop, hanem hogy az ügyfél, a kapcsolatok és a következő teendők követhetően legyenek kezelve.
A jó Excel CRM egyszerű, de következetes – ez fontosabb, mint hogy minden lehetséges adatot rögzítsen.
Milyen problémák merülnek fel egy Excel CRM-nél?
A túl egyszerű lista és a túl bonyolult fájl egyaránt használhatatlanná válhat.
- A lista nem mutatja, hol tart éppen egy adott ügylet.
- Duplikált ügyfelek és eltérő státuszok keverednek.
- A következő teendő és határidő gyakran elvész.
A cél nem a legtöbb oszlop, hanem hogy minden ügyletnél egyértelmű legyen a következő lépés.
Hogyan érdemes elkezdeni a tervezést?
Írd le először a folyamatot, mielőtt bármit felépítenél Excelben.
- Új érdeklődő → kapcsolatfelvétel → ajánlat → tárgyalás → nyert vagy elvesztett ügylet.
- Milyen adat kell minden lépéshez, hogy a folyamat követhető legyen?
- Ki felelős az egyes lépésekért, és mikor kell lépnie?
A folyamat leírása után sokkal könnyebb eldönteni, mely mezők valóban szükségesek.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Építs külön ügyféltörzset, lehetőséglistát és aktivitáslistát.
- A státuszokat legördülő listával kezeld, ne szabad szöveggel.
- A felelőst és a következő teendőt tedd kötelező mezővé.
- Készíts vezetői összesítést a nyitott lehetőségekről és a lejárt teendőkről.
- Teszteld néhány valós ügyfél teljes folyamatának végigvezetésével.
A rendszer akkor jó, ha egy pillantásra látszik belőle, mi a következő lépés minden nyitott ügynél.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
Az utánkövetés hiánya a leggyakoribb ok, amiért elvesznek a lehetőségek.
- Egy szolgáltató Excelben vezette a potenciális ügyfeleket, de az ajánlatok után gyakran nem történt utánkövetés.
- A következő teendő és határidő mező bevezetésével láthatóvá váltak az elakadt ügyletek.
- A vezető ezután heti szinten látta, hol kell beavatkozni.
Egy jól látható „következő lépés” mező önmagában is sok elveszett lehetőséget megment.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Ha a csapat és az ügyletek száma nő, a struktúra is bővítésre szorulhat.
- Több értékesítő dolgozik egyszerre ugyanazokkal az ügyfelekkel.
- Sok, párhuzamosan futó ügylet nehezíti az áttekintést.
- Automatizált riportra vagy emlékeztetőre lenne szükség.
Ilyenkor érdemes szakértővel megtervezni az adatmodellt, mielőtt a rendszer elkezd szétesni.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel CRM néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- Több értékesítő, sok ügylet vagy automatizált riport kapcsolódik hozzá.
- A fájl gyakran elakad, és nehéz eldönteni, mi a hiba forrása.
- CRM-szoftverre váltanátok, de előbb rendet kellene tenni.
- A rendszer napi szinten használt, üzletileg kritikus eszköz.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a fájlt, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.