Az Excel fájl méretének csökkentése előtt fontos megérteni, mi foglalja a helyet.
A cél nem az, hogy találomra törölj adatokat, hanem hogy a fölösleges tartalmat távolítsd el.
Mi növeli a méretet?
Gyakori ok a túl sok formázott üres cella, régi adatok, objektumok, képek, sok munkalap és fölöslegesen hosszú képlettartomány.
- formázott, de üres cellák nagy tömege;
- régi adatok és segédlapok;
- objektumok, képek;
- fölöslegesen hosszú képlettartományok.
Biztonságos sorrend
A méretcsökkentés előtt a függőségeket is ellenőrizni kell – newer Excel-verziókban a Check Performance funkció segíthet a fölösleges cellák azonosításában:
- Készíts biztonsági másolatot, majd azonosítsd a nagy munkalapokat.
- Vizsgáld meg a fölösleges formázást, az objektumokat és a kapcsolatokat.
- Csak ezután törölj adatot.
Egy többéves pénzügyi fájl méretét régi adatok, formázott üres tartományok és segédlapok növelték. A tisztítás után kisebb és átláthatóbb munkafüzet készült.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
Összetett munkafüzetnél a biztonságos tisztítás szakértelmet igényel, különösen pénzügyi vagy vezetői riport esetén:
- A fájl pénzügyi vagy vezetői riport alapja.
- Nem világos, mely segédlapokra hivatkoznak képletek.
- A méretcsökkentés kockázata magas ellenőrzés nélkül.
- A tisztítást a függőségek feltérképezésével együtt kellene elvégezni.