A túl nagy Excel fájl nem attól válik problémássá, hogy elér egy bizonyos megabájtos határt.
KKV-k esetében sokkal fontosabb kérdés, hogy a munkafüzet még gyorsan, biztonságosan és átláthatóan használható-e.
Mi növelheti a fájl méretét?
Különösen gyakori, hogy másolás és beillesztés során a formázás messze túlnyúlik a tényleges adatokon:
- feleslegesen nagy használt tartomány;
- túl sok vagy ismétlődő képlet;
- formázott, de ténylegesen üres cellák;
- képek, alakzatok és egyéb objektumok;
- régi munkalapok és segédadatok;
- külső kapcsolatok és adatkapcsolatok.
Hogyan keresd meg, mi teszi naggyá?
Ne csak azt keresd, mi foglal sok helyet, hanem azt is, mi okoz számítási terhelést.
- Nézd meg a munkalapok méretét és ténylegesen használt tartományát.
- Vizsgáld meg a nagy képlettömböket, a teljes oszlopos hivatkozásokat és a régi lapokat.
Hogyan lehet biztonságosan csökkenteni?
Először a valóban fölösleges tartalmat érdemes eltávolítani, majd a képleteket és az adatfeldolgozást optimalizálni.
- A történeti adatokat lehet archiválni, az aktív riportot pedig különválasztani.
- Nagyobb adatmennyiségnél Power Query és rendezett adatforrás lehet a jobb irány.
Egy többéves készletfájl hónapról hónapra nőtt, pedig a riportok valójában csak az aktuális időszakot használták. A történeti adatok archiválása, a képletek szűkítése és a riport szerkezetének átalakítása együtt hozta meg a javulást.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
Ha a fájl a cég egyik központi munkafüzete, és már nem tudod biztonsággal megmondani, mi törölhető belőle, érdemes szakértővel felülvizsgáltatni:
- A fájlt több ember használja rendszeresen.
- Nem egyértelmű, mi törölhető biztonságosan.
- A cél egy stabilabb és fenntarthatóbb Excel-rendszer, nem csak kisebb fájl.
- A méretnövekedés évek óta folyamatos.