Amikor több projekt versenyez ugyanazért az erőforrásért és figyelemért, tudatos rangsorolás nélkül a hangosabb ügy nyer, nem a fontosabb.
Egy Excelben vezetett projektportfólió objektív alapot ad annak eldöntésére, mi kapjon elsőbbséget.
Miért nem tudatos a projektek közötti rangsorolás?
A leggyakoribb okok:
- Nincs egységes szempontrendszer a projektek összehasonlítására.
- A döntések esetiek, gyakran a legutóbbi kérés alapján születnek.
- Nem látszik együtt, mely projektek versenyeznek ugyanazért az erőforrásért.
Hogyan épits projektportfóliót Excelben?
Gyakorlati lépések:
- Listázd az összes aktív és tervezett projektet egy közös táblában.
- Értékeld egységes szempontok szerint (üzleti hatás, sürgősség, erőforrásigény).
- Számíts belőle egy egyszerű prioritási pontszámot.
- Rendezd és tekintsd át rendszeresen, ahogy új projektek érkeznek.
Egy cégnél mindig az szólt bele legjobban a prioritásokba, aki legutóbb jelentkezett egy kéréssel. A portfólió-nézet bevezetése után objektív szempontok alapján, átláthatóan lehetett eldönteni, mi menjen előre.
Mikor kell szakember, és hogyan segít az XLGuru?
Érdemes szakembert bevonni, ha a probléma rendszeresen visszatér, több forrásból származik, vagy üzleti döntés alapja:
- Kialakítjuk a céged döntéshozatalához illő projektportfólió-rendszert.
- Megmutatjuk, hogyan használható rendszeres priorizálási megbeszéléseken.