Amikor több feladat fut párhuzamosan, könnyű túlvállalni a csapat kapacitását anélkül, hogy ez azonnal látszódna.
Egy jól felépített Excel erőforrás-terv megmutatja, kinek mennyi feladata van, mielőtt gond lenne belőle.
Miért csúszik el az erőforrások beosztása?
A leggyakoribb okok:
- A feladatokat kiosztás közben senki nem veti össze a meglévő terheléssel.
- Nincs egy helyen áttekintés arról, ki min dolgozik éppen.
- Az új feladatok mindig a „ráérő” emberre kerülnek, valós adat nélkül.
Hogyan tervezd meg az erőforrásokat Excelben?
Gyakorlati lépések:
- Listázd a csapattagokat és a rájuk allokált feladatokat egy táblában.
- Rendelj becsült óraráfordítást minden feladathoz.
- Összesítsd személyenként a leterheltséget egy összegző nézetben.
- Jelezd feltételes formázással, ha valaki a kapacitása fölé kerül.
Egy fejlesztőcsapatnál két ember rendszeresen túl volt terhelve, míg mások alig kaptak feladatot. Az erőforrás-terv bevezetése után a vezető azonnal látta az egyenlőtlen elosztást, és át tudta rendezni a feladatokat.
Mikor kell szakember, és hogyan segít az XLGuru?
Érdemes szakembert bevonni, ha a probléma rendszeresen visszatér, több forrásból származik, vagy üzleti döntés alapja:
- Kialakítjuk a csapatodhoz illő erőforrás-tervező táblát és összesítést.
- Megmutatjuk, hogyan kösd össze a projekttervvel automatikusan.