„A központban van készlet, a fióktelepen mégis kifogyott ugyanaz a termék.” Az Excel raktárnyilvántartás akkor ad használható képet, ha a készletmozgások, raktárhelyek és termékek egységes rendszerben szerepelnek. A leggyakoribb probléma, hogy a raktárban és az Excelben mást mutat a mennyiség.
A megoldás kulcsa, hogy minden mozgás tartalmazza a raktár azonosítóját is – enélkül a telephelyek adatai összemosódnak.
Mi okoz eltérést a raktárak között?
A több telephelyes cégeknél a helyszín hiánya a leggyakoribb hibaforrás.
- Hibás termékkód, ami raktáranként eltérően van megadva.
- Elmaradt bevételezés vagy kézzel átírt készlet.
- Duplikált mozgás, vagy nem megfelelően bővülő összesítő.
Több raktárnál a helyszín-mező hiánya különösen veszélyes, mert összemossa a telephelyek adatait.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Válassz ki néhány terméket, és kövesd végig a bevételezéstől a kiadásig.
- Egyezik-e a termékkód, raktár, mennyiség és dátum minden mozgásnál?
- Az összesítő ugyanazokat a sorokat használja-e minden raktárnál?
- Van-e olyan mozgás, ami raktár nélkül került be a rendszerbe?
Ez a végigkövetés gyorsan megmutatja, hol szakad meg az adatfolyam raktáranként.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Érdemes három réteget kialakítani: terméktörzs, raktári mozgások és riport.
- Minden mozgás kapjon egyedi azonosítót, dátumot, raktárat, terméket és típust.
- Az aktuális készletet képlet vagy Power Query számolja raktáranként.
- Az új sorok automatikus bevonásához használj Excel-táblát.
- Raktáranként és összesítve is legyen ellenőrző kimutatás.
Így egyetlen riportból is látható, hol tér el a nyilvántartott és a fizikai mennyiség.
Tipikus hibák és egy KKV-s példa
A raktárhely hiánya és a negatív készlet a két leggyakoribb figyelmeztető jel.
- Ugyanaz a termék több raktárkóddal szerepel a rendszerben.
- Negatív készlet keletkezik korrekció vagy magyarázat nélkül.
- Egy két telephelyes kereskedőnél ugyanaz a termék két külön munkalapon szerepelt – az egységes mozgástábla és raktármező bevezetése után egy riportból látszott a telephelyenkénti és összes készlet.
A kézzel felülírt összesítések a leggyakoribb oka annak, hogy egy raktárközi eltérés észrevétlen marad.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Több raktár és nagy termékszám esetén a táblázat gyorsan a határaihoz ér.
- Több raktár és nagy termékszám nehezíti az áttekintést.
- Rendszeres, visszatérő készleteltérés jelentkezik telephelyek között.
- A raktáradatok más rendszerekhez (webshop, számlázó) is kapcsolódnak.
Célszerű szakértővel átnézetni a struktúrát, mielőtt a hiba pénzügyi vagy beszerzési döntést befolyásol.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel raktárnyilvántartás néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- Több raktár vagy telephely adatai keverednek a rendszerben.
- A készleteltérés rendszeresen visszatér, hiába javítjátok.
- Sok termék és nagy mozgásmennyiség nehezíti az ellenőrzést.
- A raktárkészlet más rendszerekhez is kapcsolódna.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a fájlt, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.