„Háromféleképpen van beírva ugyanaz a termék – nem csoda, hogy szétesik a riport.” Az Excel terméknyilvántartás a termékek azonosításának egyik legegyszerűbb KKV-s megoldása. A probléma akkor kezdődik, amikor ugyanaz a termék több néven vagy kóddal jelenik meg.
Egyetlen egyedi termékkód bevezetése önmagában megoldja a legtöbb duplikációs problémát.
Mi okozza a duplikált terméktörzset?
A hiba forrása szinte mindig a kézi adatbevitel és a hiányzó egyedi kulcs.
- Duplikált termékkódok, vagy egyáltalán nem használt kódrendszer.
- Eltérő elnevezések ugyanarra a termékre, munkatársanként.
- Hiányzó kötelező adatok (kategória, egység, ár).
A kézzel módosított törzsadat az egyik leggyakoribb oka a hibás riportnak vagy készleteltérésnek.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Először azonosítsd, mi legyen a termék egyedi kulcsa.
- Szűrj duplikációra a jelenlegi termékkódok vagy nevek alapján.
- Vizsgáld meg, mely mezők hiányoznak rendszeresen.
- Hasonlítsd össze a terméktörzset a készlet-, rendelés- és beszerzési adatokkal.
Ez megmutatja, hogy a hiba a törzsadatban vagy a hozzá kapcsolódó táblákban keletkezik-e.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Készíts külön terméktörzset, amire minden más tábla hivatkozik.
- Egyedi termékkód minden termékhez, változtatás nélkül.
- A megnevezés, kategória, egység, ár és státusz külön mezőben szerepeljen.
- Az üzleti táblák a kód alapján hivatkozzanak a törzsre, ne kézzel begépelt névre.
- Duplikáció esetén először egységesítsd, majd teszteld a kapcsolódó riportokat.
Ha minden tábla ugyanarra a kódra hivatkozik, egy elgépelés sem tud többé szétszórt hibát okozni.
Tipikus hibák és egy KKV-s példa
A név alapú azonosítás a leggyakoribb és legveszélyesebb hiba.
- Egy termék több kóddal is szerepel a rendszerben.
- A keresés név alapján történik, kód helyett.
- Egy kereskedőnél ugyanaz a termék három eltérő megnevezéssel szerepelt – az egységes termékkód bevezetésével a készlet- és értékesítési riportok összeállítása kiszámíthatóvá vált.
A törzsadatot soha ne írják át közvetlenül a riportban – csak a központi törzsben.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Nagy terméktörzsnél a tisztítás egyszeri javítása helyett rendszerszintű megoldás kell.
- Nagy terméktörzs, sok kategóriával és variánssal.
- Több adatforrásból (beszállító, webshop) is érkezik termékadat.
- A duplikáció rendszeresen visszatér a tisztítás után is.
Ilyenkor érdemes szakértővel kialakítani egy olyan adatmodellt, amire a többi folyamat biztonságosan épülhet.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel terméknyilvántartás néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- A termékadat több rendszerhez (webshop, számlázó) is kapcsolódik.
- Nagy a terméktörzs, és sok a variáns vagy kategória.
- A duplikáció a tisztítás után is rendszeresen visszatér.
- A hibás terméktörzs már készlet- vagy árazási hibát okozott.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a fájlt, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.