„Nem az összesítés a nehéz, hanem hogy hónapról hónapra ugyanúgy működjön.” A Pivot riport célja nem pusztán az összesítés, hanem egy rendszeresen használható üzleti jelentés létrehozása.
A riport kérdéseinek előzetes tisztázása legalább annyira fontos, mint maga a Pivot felépítése.
Mi okozza a nehezen ismételhető riportot?
A legtöbb probléma nem a Pivot építésekor, hanem a tervezés hiányában kezdődik.
- Nincs előre tisztázva, milyen kérdésre kell választ adnia a riportnak.
- Az adatforrás nincs előkészítve, mielőtt a Pivot elkészül.
- Túl sok felesleges szűrő és nézet marad benne.
Egy jól megtervezett riport kevesebb elemből áll, de pontosabban válaszol az üzleti kérdésre.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Először a riport céljait, majd a forrás állapotát érdemes tisztázni.
- Milyen konkrét kérdésekre kell választ adnia a riportnak?
- Elő van-e készítve az adatforrás a Pivot előtt?
- Melyik szűrőkre és mutatókra van ténylegesen szükség?
A diagnózis célja, hogy a riport a lényeges kérdésekre fókuszáljon, ne mindenre egyszerre.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
A rendszeresen használható riport néhány tervezési lépéssel épül fel.
- Határozd meg a riport kérdéseit, majd készítsd elő az adatforrást.
- Építs Pivotot a fő mutatókra, rendezd olvasható formába.
- Csak a szükséges szűrőket hagyd meg.
- Ha a riport havonta ismétlődik, automatizáld a frissítést.
Frissítés után mindig ellenőrizd a fő összegeket és az időszakot, mielőtt továbbküldöd a riportot.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
Egy cég minden hónap elején értékesítési riportot küld a vezetésnek.
- Korábban minden hónapban újraépítették a riportot nulláról.
- A megtervezett, egyszer felépített Pivot azóta csak frissítést igényel.
- A riport küldése napokból percekre csökkent.
Az első alapos tervezés hosszú távon jóval kevesebb munkát jelent, mint a havi újraépítés.
Mikor érdemes újragondolni a riportot?
Ha a riport kézi másolásra épül, a mögötte lévő adatfolyamot érdemes átnézni.
- A riport kézi másolásra és utólagos javításra épül.
- Egyre több kérdésre kellene ugyanabból a riportból válaszolni.
- Más veszi át a riport karbantartását, és nehezen követi.
Ilyenkor érdemes stabil, dokumentált adatfolyamot kialakítani a kézi összeállítás helyett.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Pivot riport probléma néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- A riport kézi másolásra és utólagos javításra épül.
- Más veszi át a riport karbantartását, és nehezen követi.
- Egyre több kérdésre kellene ugyanabból a riportból válaszolni.
- A riport elkészítése minden hónapban túl sok időt visz el.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a riportot, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.