„Túl sok az egyedi érték ahhoz, hogy bármit is kiolvassunk belőle.” A Pivot tábla csoportosítása akkor hasznos, ha sok egyedi értéket szeretnénk üzleti kategóriákba rendezni.
Egy jól megválasztott csoportosítás nem takarhat el hibás vagy hiányzó adatot.
Mi nehezíti a jó csoportosítást?
A csoportosítás gyakran nem a Pivot funkción, hanem a döntésen bukik el.
- Nincs előre eldöntve, milyen üzleti kategóriákra van szükség.
- Túl sok egyedi érték kerül egy szintre, áttekinthetetlenül.
- A csoportosítás elfedi a hibás vagy hiányzó sorokat.
Csoportosítás előtt érdemes tisztázni, milyen kérdésre kell választ adnia a riportnak.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Először azt kell eldönteni, mi számít egy üzleti kategóriának.
- Milyen üzleti csoportokra van ténylegesen szükség?
- Dátum, szám vagy szöveg mező csoportosításáról van szó?
- Elfed-e a csoportosítás hibás vagy hiányzó adatot?
A diagnózis célja, hogy a csoportosítás üzleti kérdésre válaszoljon, ne csak technikai megoldás legyen.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
A csoportosítás pár lépésben, ellenőrizve épül fel megbízhatóan.
- Döntsd el előre, milyen üzleti csoportokra van szükség.
- Jelöld ki a megfelelő Pivot-elemeket, majd használd a csoportosítás funkciót.
- Dátumnál év/negyedév/hónap, számnál értéktartomány szerint csoportosíts.
- Ellenőrizd, hogy a csoportosítás nem takar-e el hibás adatot.
A jó csoportosítás egyszerre csökkenti a sorok számát, és megőrzi az üzleti pontosságot.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
Egy cég az ügyfeleit árbevételi sávok szerint szerette volna összehasonlítani.
- Korábban több száz ügyfél egyedi sora volt átláthatatlan.
- Az árbevételi sávok bevezetése után néhány kategóriában látszott a kép.
- A vezetői döntések azóta ezekre a sávokra épülnek.
A jó csoportosítás nem elrejti, hanem érthetővé teszi a nagy mennyiségű adatot.
Mikor érdemes újragondolni a riportot?
Ha a csoportosítás egyre bonyolultabb, érdemes a forrásban rendet tenni.
- Összetett, ismétlődő csoportosításokra van rendszeresen szükség.
- A csoportosítási logika Pivotonként eltér és nehezen követhető.
- A kategóriák időnként átfednek vagy hiányosak.
Ilyenkor érdemes a csoportosítási logikát a forrásadatban, nem a Pivotban kialakítani.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Pivot tábla csoportosítás probléma néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- A csoportosítási logika Pivotonként eltér egymástól.
- Összetett, ismétlődő kategorizálásra van szükség.
- Nem biztos, hogy a csoportosítás nem takar el hibás adatot.
- A riport üzleti kérdésre kellene, hogy válaszoljon, most mégsem teszi.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a riportot, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.