Az Excel adattisztítás akkor válik fontossá, amikor az adatok látszólag rendben vannak, mégis hibás összesítéseket, kereséseket vagy riportokat eredményeznek.
Gyakori példa, hogy ugyanaz az ügyfél többféle néven szerepel, egy telefonszám több formátumban jelenik meg, vagy egy dátum hol dátumként, hol szövegként érkezik. Ilyenkor nem önmagában az Excel-képlet a probléma: az adat minősége nem egységes.
Mit érdemes megvizsgálni a forrásban?
A leggyakoribb okok:
- Vannak-e duplikációk a rekordok között.
- Vannak-e üres vagy hiányzó értékek.
- Felesleges szóközök és rejtett karakterek.
- Vegyes adattípusok és eltérő formátumok.
Hogyan érdemes javítani?
Gyakorlati lépések:
- Készíts másolatot a nyers adatról, mielőtt hozzányúlsz.
- Ellenőrizd a duplikációkat, üres mezőket, adattípusokat és formátumokat.
- A javítást ne a riportban, hanem külön tisztítási lépésekben végezd el.
- Rendszeres importnál a szabályokat Power Queryben rögzítsd, a végén ellenőrizd a sorok számát és a kulcsösszegeket.
Egy értékesítési listában ugyanaz az ügyfél háromféle néven szerepelt, a telefonszámok pedig eltérő formátumúak voltak. A riport ezért több ügyfelet mutatott a valóságosnál. Az adatok normalizálása és az ismétlődések azonosítása után a kimutatások már egyértelmű ügyfélszámokra épültek.
Mikor kell szakember, és hogyan segít az XLGuru?
Érdemes szakembert bevonni, ha a probléma rendszeresen visszatér, több forrásból származik, vagy üzleti döntés alapja:
- Feltárjuk, honnan erednek az adatminőségi problémák a fájlban.
- Kialakítjuk a tisztítási, normalizálási és automatizálási folyamatot.