„A cél és a tény két külön fájlban él, senki nem veti össze rendszeresen őket.” Az Excel értékesítési célok nyilvántartása akkor hasznos, ha a terv és a tény azonos logika szerint hasonlítható össze.
Egységes időszak-kezelés nélkül a terv-tény összevetés folyamatosan félrevezet.
Mi okozza a megbízhatatlan cél-riportot?
Az eltérő időszakok és a kézzel módosított célok a fő probléma.
- Eltérő célidőszakok (havi, negyedéves) keveredése.
- Eltérő értékesítőnevek a cél- és tényadatban.
- Kézzel utólag módosított célértékek, dokumentálás nélkül.
Ha a célt menet közben kézzel módosítják, a teljesítési arány elveszíti az értelmét.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Ellenőrizd az értékesítő, az időszak, a cél és a tény kapcsolatát.
- Van-e minden célhoz egyértelmű értékesítő és időszak?
- Ugyanazt a logikát követi-e a cél és a tényadat?
- Dokumentálva van-e minden utólagos célmódosítás?
A diagnózis célja, hogy a cél és a tény ugyanabból a logikából és időszakból származzon.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Külön cél-tábla és egységes időszak mindent összehasonlíthatóvá tesz.
- Használj külön táblát kifejezetten a célokhoz.
- Egységesítsd az időszakokat cél és tény között.
- SZUMHATÖBB vagy Pivot segítségével hasonlítsd össze őket.
- Számítsd automatikusan a teljesítési arányt.
Ha a cél és a tény ugyanabból a szerkezetből épül, az összevetés mindig azonnal elérhető.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
A vezető korábban külön fájlból nézte a célt és külön a tényt.
- Az összevetés minden alkalommal kézi munkát igényelt.
- Egy közös riport bevezetése után a havi és negyedéves célok is azonnal láthatók lettek.
- A csapat gyorsabban reagált, ha lemaradás mutatkozott.
A terv-tény összevetés akkor a leghasznosabb, ha nem hetekkel később, hanem folyamatosan elérhető.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Összetett célrendszernél a táblázatos követés hamar nehézkessé válik.
- Több szintű (egyéni, csapat, cég) célrendszer működik.
- A célok gyakran, rendszeresen változnak.
- Automatikus riasztásra lenne szükség lemaradás esetén.
Ilyenkor érdemes szakértővel egy áttekinthető cél- és teljesítményrendszert kialakítani.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel értékesítési célok néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- Több szintű (egyéni, csapat, cég) célrendszer működik.
- A célok gyakran, rendszeresen változnak.
- Automatikus riasztásra lenne szükség lemaradás esetén.
- A jelenlegi rendszerben már volt vitás célteljesítés.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a fájlt, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.