„Húsz mutatót követünk, de senki nem tudja megmondani, melyik három számít igazán.” Az Excel sales KPI riport akkor hasznos, ha néhány jól definiált mutató alapján követhető az értékesítés.
Kevesebb, pontosan definiált KPI mindig több döntést segít, mint egy hosszú, zavaros lista.
Mi okozza a megbízhatatlan KPI-riportot?
A nem egységes definíciók és a hibás alapadat a fő ok.
- Nincs írásban dokumentálva, mit takar egy-egy KPI.
- Az alapadat hiányos vagy nem egységes.
- A mutatókat kézzel, esetenként frissítik.
Ha egy KPI definíciója fejben él, idővel mindenki mást ért ugyanaz alatt a szám alatt.
Hogyan érdemes diagnosztizálni?
Minden KPI-nál tisztázd a számítás alapját, időszakát és forrását.
- Pontosan mit és hogyan számol az adott KPI?
- Milyen időszakra és milyen adatforrásra épül?
- Van-e két KPI, amelyik ugyanazt méri, más néven?
A diagnózis során gyakran kiderül, hogy néhány KPI valójában feleslegesen duplikálja egymást.
Gyakorlati megoldás lépésről lépésre
Kevesebb, dokumentált KPI és közös adatforrás mindent egyszerűsít.
- Válassz ki néhány, üzletileg valóban fontos KPI-t.
- Egységesítsd és dokumentáld a definíciókat.
- Pivotból vagy képletekből számítsd, ne kézzel.
- Mutasd a tény értéket mindig a cél mellett.
Egy jól dokumentált, néhány KPI-ra épülő riport sokkal megbízhatóbb, mint egy húsz mutatós tábla.
Egy KKV-s példa a gyakorlatból
A vezető korábban csak az árbevételt nézte mérőszámként.
- A KPI-rendszer bevezetése után a konverzió és a pipeline is mérhetővé vált.
- Kiderült, hogy nem a forgalom, hanem a konverzió esett vissza.
- A beavatkozás így sokkal célzottabb lehetett.
A jó KPI-rendszer nem csak azt mutatja meg, mi történt, hanem azt is, miért.
Mikor érdemes újragondolni a rendszert?
Összetett KPI-rendszernél a táblázatos követés hamar nehézkessé válik.
- Sok KPI-t kellene egyszerre, automatikusan követni.
- A KPI-k több forrásból (marketing, értékesítés) épülnek.
- Rendszeres, automatikus vezetői riportra lenne szükség.
Ilyenkor érdemes szakértővel kialakítani egy áttekinthető, automatizált KPI-rendszert.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
A legtöbb Excel sales KPI néhány lépésben rendbe tehető magad is. De van néhány helyzet, amikor érdemes szakembert bevonni:
- Sok KPI-t kellene egyszerre, automatikusan követni.
- A KPI-k több forrásból (marketing, értékesítés) épülnek.
- Rendszeres, automatikus vezetői riportra lenne szükség.
- A jelenlegi KPI-k már adtak egymásnak ellentmondó eredményt.
Ilyenkor egy tapasztalt szem gyorsan átlátja a fájlt, és megmondja, mit érdemes megtartani, és mit egyszerűsíteni.