A feladatok kiosztása sokszor ad hoc történik, e-mailben vagy chatben, ahonnan könnyen elvész a nyoma.
Egy jól felépített Excel-rendszer átláthatóvá teszi, ki mit kapott, mikorra, és honnan bárki visszakeresheti.
Miért vész el a nyoma a kiosztott feladatoknak?
A leggyakoribb okok:
- A kiosztás szóban vagy szétszórt üzenetekben történik, dokumentálás nélkül.
- Nincs egy közös hely, ahol a felelősség egyértelműen rögzítve van.
- Vita esetén senki nem tudja pontosan visszakeresni, mi hangzott el.
Hogyan alakíts ki átlátható feladatkiosztást?
Gyakorlati lépések:
- Rögzíts minden kiosztott feladatot felelőssel, határidővel egy közös táblában.
- Jelöld az elfogadás vagy visszaigazolás tényét is egy oszlopban.
- Szűrd a táblát személyenként, hogy mindenki lássa a saját listáját.
- Kösd össze a feladatlistával, hogy ne kelljen duplán vezetni.
Egy csapatnál rendszeresen vita volt arról, ki kapott meg egy-egy feladatot és mikorra. Az írásos, közös kiosztási rendszer bevezetése után ezek a viták gyakorlatilag megszűntek.
Mikor kell szakember, és hogyan segít az XLGuru?
Érdemes szakembert bevonni, ha a probléma rendszeresen visszatér, több forrásból származik, vagy üzleti döntés alapja:
- Kialakítjuk a csapatodhoz illő, átlátható feladatkiosztási rendszert.
- Megmutatjuk, hogyan kapcsolható össze automatikus értesítésekkel.