A túlterhelt kollégák sokszor csak akkor válnak láthatóvá, amikor már kiégnek vagy hibázni kezdenek.
Egy Excelben vezetett túlterheltség-kimutatás korán jelzi, kinél halmozódik fel veszélyesen sok feladat.
Miért marad rejtve a túlterheltség?
A leggyakoribb okok:
- A feladatok elosztását senki nem nézi végig összesítve, személyenként.
- A „mindig igent mondó” kollégákra automatikusan több munka kerül.
- Nincs küszöbérték, ami jelezné, mikor sok már a sok.
Hogyan mutasd ki a túlterheltséget időben?
Gyakorlati lépések:
- Összesítsd személyenként az aktív feladatok számát és becsült óraráfordítását.
- Állíts be egy reális küszöbértéket a heti kapacitásra.
- Jelezd feltételes formázással, ha valaki a küszöb fölé kerül.
- Tekintsd át hetente, és oszd újra a feladatokat szükség esetén.
Egy csapatnál egy tapasztalt kolléga csendben mindig többet vállalt, mint amennyit reálisan bírt. A kimutatás bevezetése után a vezető azonnal látta a túlterheltséget, és igazságosabban tudta elosztáni a feladatokat.
Mikor kell szakember, és hogyan segít az XLGuru?
Érdemes szakembert bevonni, ha a probléma rendszeresen visszatér, több forrásból származik, vagy üzleti döntés alapja:
- Kialakítjuk a csapatodhoz illő, automatikusan jelző túlterheltség-kimutatást.
- Megmutatjuk, hogyan építhető be a heti tervezési rutinba.