A nagy Excel fájl lassú problémát nem önmagában a fájl mérete okozza.
A méret csak tünet lehet: a háttérben sok képlet, formázás, adatkapcsolat vagy felesleges cellatartalom is állhat.
Mit vizsgálj?
Ahogy nő az adatmennyiség, nőhet a számítási és megjelenítési terhelés is:
- munkalapok mérete és ténylegesen használt tartománya;
- képletek száma és felépítése;
- felesleges formázás;
- külső hivatkozások;
- Pivotok és adatkapcsolatok;
- objektumok és képek.
Hibakeresés lépésről lépésre
Készíts másolatot, majd nézd meg, melyik munkalap a legnagyobb és melyik művelet a leglassabb.
- A fölöslegesen formázott cellák a fájlméretet és a teljesítményt is növelhetik.
- Külön vizsgáld a képleteket és a fölösleges cellatartalmat.
Megoldás
Érdemes a történeti adatokat és az aktív számításokat elválasztani, a képleteket optimalizálni és a fölösleges formázást megszüntetni.
- Nagyon nagy adatmennyiségnél érdemes megvizsgálni, hogy minden adatnak valóban ugyanabban a fájlban kell-e lennie.
Egy értékesítési fájl évek alatt több mint százezer rekordot gyűjtött, és a riportok a teljes történetet újra és újra feldolgozták. A megoldás a történeti adatok archiválása, a képletek szűkítése és a riport szerkezetének átalakítása volt.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
Ha a fájl már több ember munkájának központi eszköze és minden művelet lassú, érdemes Excel-rendszerként felülvizsgálni:
- A fájl a cég egyik központi munkafüzete.
- Az adatmennyiség évek óta folyamatosan nő.
- Nem csak egy-egy cellát, hanem a teljes szerkezetet kellene javítani.
- A jelenlegi felépítés már nehezen fenntartható.