A túl sok formázás Excelben nem csak esztétikai kérdés.
Ha egy munkafüzetben a tényleges adatokhoz képest óriási terület van formázva, az növelheti a fájl méretét és a feldolgozandó tartományt is. Ez különösen régi, sokszor másolt KKV-s fájloknál gyakori.
Hogyan kerülhet felesleges formázás a fájlba?
Leggyakrabban másolás, beillesztés, régi sablonok és egész sorok vagy oszlopok formázása miatt.
- A munkalap látszólag üres lehet, miközben Excel számára a formázás miatt nagyobb a használt terület.
Mikor gyanús és hogyan keresd meg?
Ha egy néhány ezer soros adatlap mégis nagyon nagy fájlméretet produkál, lassan nyílik meg vagy nehezen menthető, érdemes a formázást is megvizsgálni.
- Nézd meg a tényleges adatokat és a munkalap használt tartományát.
- Keresd meg a látszólag üres, mégis formázott területeket, és vizsgáld meg a régi, másolt munkalapokat.
Hogyan tisztítsd biztonságosan?
A cél nem az, hogy minden cella azonos kinézetű legyen, hanem hogy a formázás a valóban használt területre korlátozódjon.
- Egy vezetői riportban a színek, keretek és egyéb vizuális elemek funkcionálisak lehetnek – ne törölj mindent vakon.
- Dolgozz először másolaton, majd ellenőrizd a képleteket és a feltételes formázásokat is.
Egy árlista csak néhány ezer adatot tartalmazott, mégis a munkafüzet sokkal nagyobb területet kezelt, mert korábbi másolások során százezres nagyságrendben kerültek formázások az üres cellákra. A fölösleges terület rendezése után a fájl kezelhetőbbé vált.
Mikor érdemes szakembert bevonni?
Összetett vezetői riportnál vagy pénzügyi modellnél a tisztítás könnyen hibát okozhat – ilyenkor érdemes szakemberrel átvizsgálni a fájlt:
- A formázás a riport olvashatóságának is része.
- A vakon végzett törlés a működést is sértheti.
- Nagy mennyiségű, régóta halmozódó formázásról van szó.
- A tisztítást biztonsági mentéssel és ellenőrzéssel kell elvégezni.