Új feladat vagy projekt indításakor sokszor csak megérzésre döntik el, ki tudja bevállalni a munkát.
Egy Excelben vezetett kapacitásterv pontos számokkal mutatja meg, kinek mennyi szabad ideje van ténylegesen.
Miért nehéz megbecsülni a rendelkezésre álló kapacitást?
A leggyakoribb okok:
- A leterheltség csak a fejekben létezik, sehol nincs rögzítve.
- Nincs egységes mértékegység (óra, nap) a tervezéshez.
- A szabadságok és egyéb elfoglaltságok kimaradnak a számításból.
Hogyan építs kapacitástervet Excelben?
Gyakorlati lépések:
- Rögzítsd személyenként a rendelkezésre álló órákat vagy napokat időszakonként.
- Vond le belőle a már lefoglalt feladatokra szánt időt.
- Számítsd ki automatikusan a szabad kapacitást minden időszakra.
- Vedd figyelembe a szabadságokat és a rendszeres, nem projekt jellegű munkát is.
Egy tanácsadó cég új megbízás elvállalásakor mindig csak becsléssel dolgozott. A kapacitásterv bevezetése után pontosan látták, mikor van valóban szabad kapacitásuk új projektre.
Mikor kell szakember, és hogyan segít az XLGuru?
Érdemes szakembert bevonni, ha a probléma rendszeresen visszatér, több forrásból származik, vagy üzleti döntés alapja:
- Kialakítjuk a csapatodhoz illő, reális kapacitástervező rendszert.
- Megmutatjuk, hogyan használható új projektek gyors megvalósíthatósági becsléséhez.